Acheter n’est pas une commande, c’est un registre
La plupart des organisations savent ce qu’elles dépensent en informatique, pas en quoi. Des commandes passent par trois services, des contrats se reconduisent en silence, et le délai de la semaine dernière ne devient un problème que le jour où quelqu’un arrive. Cette page porte sur ce travail : commander, suivre et consigner, pour que ce ne soit pas une recherche quand on pose la question.
Quatre choses qui sortent de vos mains
Aucune des quatre n’est palpitante. Ensemble, elles coûtent plus de temps qu’on ne l’imagine.
- Une voie de commande au lieu de troisLes demandes arrivent en un seul point, sont confrontées à ce qui a déjà été convenu et repartent en une commande unique. C’est l’étape qui fait disparaître les doubles commandes et les surcoûts d’urgence, car ces deux-là naissent presque toujours de deux personnes qui s’ignorent en commandant la même chose.
- Des délais qui sont suivisUne commande n’est pas terminée une fois passée. Nous suivons ce qui a été promis et signalons un décalage dès que le constructeur le transmet, pas le jour où la livraison aurait dû être là.
- Des contrats dont vous connaissez l’échéanceLicences, maintenance et abonnements reçoivent une date et un responsable. La reconduction tacite n’est pas un drame tant que vous la voyez venir ; le problème est celle que l’on découvre sur la facture.
- Un relevé de ce qui a été achetéCe qui a été commandé, où cela se trouve et à quelles conditions. C’est la même liste qu’il faut pour un assureur, pour un audit et le jour où il faut remplacer quelque chose.
Ce que la gestion fournisseurs apporte réellement
Pas un prix unitaire plus bas. C’est le poste où il y a le moins à gagner et sur lequel se porte le plus d’attention.
Moins de parties qui se renvoient la balle
Dans une panne entre deux fournisseurs, le temps ne part pas dans la solution mais dans la question de savoir à qui elle revient. Un intermédiaire qui connaît les accords coûte moins que les heures que cela consomme.
Des accords que l’on peut comparer
Fournisseurs différents, délais différents, moments de déclenchement différents. Ce n’est qu’une fois réunis dans un même tableau que l’on voit où la couverture a un trou, et ce trou est presque toujours là où personne ne l’attend.
Le prix au bon moment
La négociation qui rapporte est le renouvellement et non la première commande. Qui sait quand un contrat se termine et quelle a été la consommation réelle n’aborde pas la discussion comme celui que l’on appelle trois semaines avant.
Ce que nous ne faisons pas là-dedans
Les achats touchent à un travail qui est un autre métier. Cela figure ici, et non au premier envoi.
- Nous ne sommes pas transitairesLes marchandises qui franchissent une frontière ont besoin d’une déclaration, d’un tarif et parfois d’une licence. Nous organisons la commande et la livraison, et travaillons avec la partie qui traite le volet douanier ; cette déclaration, nous ne la faisons pas.
- Nous ne signons pas à votre placeLes contrats restent à votre nom. Nous préparons, comparons et conseillons, et la signature reste où elle doit être.
- Nous ne sommes pas votre fournisseur uniqueLà où vous avez un accord qui fonctionne, il reste. L’objectif est la vision d’ensemble et non que tout passe par nous ; cela, c’est notre intérêt et pas le vôtre.
Ce qui va avec
Les achats dépendent de l’existant et de ce qui sort.
Les questions qu’on nous pose
Celles qui reviennent le plus, en bref.
Reprenez-vous nos fournisseurs actuels ?
Seulement là où cela apporte quelque chose. Un accord qui fonctionne reste ; ce que nous faisons, c’est le placer dans le même tableau que le reste, pour que les échéances et les délais soient alignés. Faire tout passer par nous est notre intérêt, pas le vôtre.
Les contrats restent-ils à notre nom ?
Oui. Nous préparons, comparons et conseillons, et la signature reste chez vous. C’est aussi pratique : vous pouvez arrêter à tout moment sans que les licences déménagent.
Gérez-vous l’importation si nous commandons hors UE ?
La commande et la livraison oui, la déclaration en douane non. Pour cela nous travaillons avec un transitaire, et qui dépose cette déclaration est convenu d’avance plutôt qu’au premier envoi.
Savoir ce qui tourne réellement
Envoyez un état de vos contrats et fournisseurs en cours. Vous recevrez où la couverture se chevauche, où il y a un trou et quelle échéance vient en premier.
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