Inkoop is geen bestelling maar een administratie
De meeste organisaties weten wat ze aan IT uitgeven en niet waaraan. Er lopen bestellingen via drie afdelingen, er staan contracten die stilzwijgend verlengen, en de levertijd van vorige week wordt pas een probleem op de dag dat er iemand begint. Deze pagina gaat over dat werk: bestellen, bewaken en vastleggen, zodat het geen zoektocht is als iemand ernaar vraagt.
Vier dingen die uit uw handen gaan
Geen van de vier is spannend. Alle vier kosten ze bij elkaar meer tijd dan iemand denkt.
- Eén bestelweg in plaats van drieAanvragen komen op één plek binnen, worden getoetst aan wat er al is afgesproken en gaan als één order de deur uit. Dat is de stap die dubbele bestellingen en spoedtoeslagen laat verdwijnen, want die twee komen bijna altijd voort uit twee mensen die van elkaar niet weten dat ze hetzelfde bestellen.
- Levertijden die bewaakt wordenEen order is niet klaar als hij is geplaatst. Wij houden bij wat er is toegezegd en melden een verschuiving op het moment dat de fabrikant hem doorgeeft, niet op de dag dat de levering had moeten staan.
- Contracten met een einddatum die u kentLicenties, onderhoud en abonnementen krijgen een datum en een eigenaar. Stilzwijgende verlenging is geen ramp zolang u hem ziet aankomen; het probleem is de verlenging die u ontdekt op de factuur.
- Vastleggen wat er is gekochtWat er is besteld, waar het staat en op welke voorwaarden. Dat is dezelfde lijst die u nodig heeft bij een verzekering, een audit en op de dag dat er iets moet worden vervangen.
Wat leveranciersbeheer werkelijk oplevert
Niet een lagere prijs per stuk. Dat is de post waar het minst te halen valt en de meeste aandacht naartoe gaat.
Minder partijen die naar elkaar wijzen
Bij een storing tussen twee leveranciers is de tijd niet kwijt aan de oplossing maar aan de vraag wie hem moet leveren. Eén partij ertussen die de afspraken kent, kost minder dan de uren die daaraan opgaan.
Afspraken die naast elkaar te leggen zijn
Verschillende leveranciers, verschillende reactietijden, verschillende ingangsmomenten van de klok. Pas als ze in één overzicht staan is te zien waar de dekking een gat heeft, en dat gat zit vrijwel altijd op de plek waar niemand het verwacht.
Prijs op het juiste moment
De onderhandeling die iets oplevert is de verlenging en niet de eerste bestelling. Wie weet wanneer een contract afloopt en wat het verbruik werkelijk was, staat er anders in dan wie drie weken van tevoren wordt gebeld.
Wat wij hierin niet doen
Inkoop raakt aan werk dat een ander vak is. Dat staat hier, en niet pas bij de eerste zending.
- Wij zijn geen expediteurGoederen die de grens over gaan hebben een aangifte, een tarief en soms een vergunning nodig. Wij regelen de bestelling en de levering, en werken samen met de partij die de douanekant doet; wij doen die aangifte niet zelf.
- Wij tekenen niet namens uContracten blijven op uw naam staan. Wij bereiden voor, leggen naast elkaar en adviseren, en de handtekening blijft waar hij hoort.
- Wij zijn niet uw enige leverancierWaar u een bestaande afspraak heeft die goed werkt, blijft die staan. Het doel is overzicht en niet dat alles via ons loopt; dat laatste is ons belang en niet het uwe.
Wat hier bij hoort
Inkoop hangt aan wat er al staat en aan wat eruit gaat.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Nemen jullie onze bestaande leveranciers over?
Alleen waar dat iets oplevert. Een afspraak die goed loopt laten we staan; wat we wel doen is hem in hetzelfde overzicht zetten als de rest, zodat de einddatums en de reactietijden naast elkaar liggen. Alles via ons laten lopen is ons belang en niet het uwe.
Blijven de contracten op onze naam staan?
Ja. Wij bereiden voor, leggen naast elkaar en adviseren, en de handtekening blijft bij u. Dat is ook praktisch: u kunt op elk moment stoppen zonder dat de licenties meeverhuizen.
Doen jullie ook de invoer als er buiten de EU wordt besteld?
De bestelling en de levering wel, de douaneaangifte niet. Daarvoor werken we samen met een expediteur, en wie die aangifte doet spreken we vooraf af in plaats van bij de eerste zending.
Weten wat er werkelijk loopt
Stuur een overzicht van uw lopende contracten en leveranciers. U krijgt terug waar dekking overlapt, waar er een gat zit en welke einddatum het eerst komt.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.