Une informatique pour un métier fait de dossiers
Cabinets comptables, juridiques et de conseil dont le travail est fait de documents, de délais et de confidentialité client. Nous assurons un accès fiable depuis le bureau, depuis chez soi et depuis le site d’un client, avec des règles claires sur qui accède à quoi.
Le produit, c’est le dossier
Ici, pas de ligne de production ni d’entrepôt. Tout ce que vaut le cabinet tient dans des fichiers que tout le monde ne devrait pas pouvoir ouvrir.
Dans les services professionnels, le travail est fait de documents, de délais et de confidentialité. Cela change la question informatique : non pas « comment garder la ligne en marche » mais « qui accède à quel dossier, où se trouve-t-il, et puis-je le montrer après coup ». Un dossier mal partagé n’est pas ici un désagrément mais quelque chose qu’il faut expliquer à un client.
S’y ajoute que l’on travaille à trois endroits à la fois : au cabinet, chez soi et chez le client. Un poste qui ne tourne bien qu’au cabinet finit contourné aux deux autres endroits — avec une adresse personnelle, un service en ligne privé ou une clé USB. Ce n’est pas de la mauvaise volonté, c’est ce qui arrive quand le chemin correct est le plus lent. Nous l’organisons donc pour que le chemin correct soit aussi le plus simple.
Des droits qui suivent le dossier
L’accès appartient à une affaire ou à un client, pas à « tous ceux qui y ont travaillé un jour ». Nous configurons les droits par rôle et par dossier, avec une vérification à plusieurs facteurs, et faisons en sorte que l’accès suive : ajouté quand quelqu’un rejoint l’affaire, retiré quand il la quitte, fermé le jour où il quitte le cabinet. Ce qui se passe est consigné, de sorte que la question « qui pouvait accéder à ceci » ait une réponse et non une intuition.
Secret professionnel et responsabilité
Avocats et experts-comptables sont tenus au secret et relèvent d’une discipline professionnelle. C’est votre obligation, pas la nôtre — mais elle détermine notre façon de travailler. Concrètement : nos collaborateurs n’entrent pas librement dans vos dossiers, l’accès de notre côté est limité et traçable, et ce que nous faisons est consigné. Nos processus sont couverts par ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 et Kiwa NEN 4400-1, et une assurance responsabilité fait partie de l’accord.
Les délais ne tolèrent pas les pannes
Un délai dans ce métier est souvent légal. Cela fait de la disponibilité une exigence dure et de la reprise un élément testé plutôt qu’une hypothèse. Nous convenons par système du temps de retour, nous le testons et nous livrons le résultat par écrit. C’est également utilisable auprès de votre assureur ou de votre ordre.
Ce que nous prenons en charge dans un cabinet
Vous choisissez ce dont vous avez besoin. Le tout sous un contrat, un reporting et un interlocuteur.
- Des droits par rôle et par dossierUn accès qui appartient à une affaire et non à tout le monde, avec vérification à plusieurs facteurs et fermeture immédiate au départ.
- Un poste identique partoutLe même environnement au cabinet, chez soi et chez le client, pour que personne n’ait à inventer un détour pour travailler.
- Une trace de qui a pu accéderDes journaux conservés et consultables, pour qu’une question sur les accès ait une réponse et non une intuition.
- Un partage client sécuriséÉchanger des documents sans pièces jointes, avec des liens qui expirent et une visibilité sur ce qui a été partagé.
- Sauvegarde et reprise testéeDes copies dont la restauration a été prouvée, avec des durées de reprise convenues par système à l’avance.
- Une assistance qui connaît l’échéanceDes signalements avec une priorité inscrite au SLA et une couverture hors heures de bureau dans les périodes qui l’exigent.
Comment nous reprenons un cabinet
Dans cet ordre, car ici le risque n’est pas technique mais tient à qui accède à quoi.
Suivre un dossier de bout en bout
De l’ouverture à la clôture. C’est là qu’on voit où sont réellement les fichiers, et quel détour quelqu’un a inventé quand le chemin correct était trop lent.
Cartographier les accès
Qui accède à quoi, comment on en est arrivé là et ce qui peut être retiré. C’est presque toujours le plus grand nettoyage et le gain le plus rapide.
Consigner les accords
Quels systèmes sont critiques, quel délai leur correspond et en combien de temps quelque chose doit revenir après une panne. Cela va dans un SLA en langage clair.
Corriger d’après ce que nous voyons
Le reporting montre les volumes, les délais et les causes récurrentes. Cela indique où la prochaine intervention rapporte le plus.
Les services les plus sollicités ici
Ces briques reviennent le plus souvent dans un cabinet.
Aller plus loin
Vous reconnaissez le tableau mais travaillez dans un autre secteur ? Regardez les autres secteurs.
Dites-nous qui doit pouvoir accéder à quel dossier
Nommez les systèmes qui hébergent vos dossiers et les échéances que vous devez tenir. C’est autour de cela que nous construisons l’accès, la traçabilité et la reprise.