Werkplekbeheer: de laptops die werken zonder dat iemand het bijhoudt
Werkplekbeheer is het beheer van de apparaten waar je mensen op werken: het apparaat, de inrichting, de updates en de toegang. Uitbesteden betekent dat iemand anders daar verantwoordelijk voor is, niet dat je de regie kwijt bent, deze pagina zegt waar die grens ligt.
Wat er onder werkplekbeheer valt
Vier onderdelen. Ze horen bij elkaar omdat een probleem in het ene zich als een storing in het andere aandient.
- Het apparaatLaptops, vaste werkplekken, telefoons en de randapparatuur eromheen: wat er staat, van wie het is, hoe oud het is en wanneer het aan vervanging toe is. Zonder die lijst is elke vervangingsronde een verrassing en elke storing een zoektocht.
- De inrichtingEén beeld per soort gebruiker, uitgerold vanuit het beheer. Werkplekken die van elkaar afwijken zijn de grootste bron van meldingen die er niet hadden hoeven zijn, en het verschil groeit vanzelf zolang niemand het terugzet.
- Updates en beveiligingBesturingssysteem, software en firmware bij, met versleuteling aan en een controle die zegt of het werkelijk zo staat. Een update-instelling die aan lijkt te staan en het niet doet, ziet niemand tot het moment dat het uitmaakt.
- Toegang en accountsAccount- en toegangsondersteuning voor je medewerkers: rechten die bij de rol horen, meervoudige verificatie, en in- en uitdienst die werkelijk wordt afgerond. Een vertrokken medewerker met een werkend account is het meest voorkomende gat dat we tegenkomen.
Hoe de overname loopt
Drie stappen. De eerste duurt het langst en bepaalt of de rest klopt.
Vastleggen wat er staat
Een actuele lijst van apparaten, licenties, accounts en einddata. Bij vrijwel elke overname komen hier dingen boven die niemand meer wist: apparaten van vertrokken medewerkers, een licentie die dubbel loopt, een beheerderaccount zonder eigenaar.
Overnemen zonder de zaak plat te leggen
Het beheer gaat over in groepen, niet in één nacht. Eerst één afdeling, dan de rest, met de oude situatie bereikbaar zolang de nieuwe zich nog moet bewijzen. Een big bang op de werkplek raakt iedereen tegelijk en dat is precies de dag waarop niemand kan werken.
Standaardiseren wat afwijkt
Pas als het beheer draait, gaan de afwijkingen eruit. Andersom werkt niet: standaardiseren op een omgeving die je nog niet kent, is raden welke afwijking ergens een reden had.
Wat je zelf houdt
Uitbesteden is niet hetzelfde als overdragen. Drie dingen blijven bij jou, en dat is geen restpost maar de reden dat het werkt.
- Het besluit wat er gekocht wordtWij adviseren over model, aantal en levensduur en doen de inkoop; welk merk en welk budget het wordt, beslis jij. Een beheerder die ook de inkoopkeuze maakt, heeft een belang dat niet het jouwe hoeft te zijn.
- Wie welke rechten krijgtWij voeren het uit en bewaken dat het klopt met de rol. Wie welke rol heeft is een besluit van de organisatie, en dat hoort niet bij een leverancier te liggen.
- Welke software mag draaienWij houden de lijst bij, zetten hem uit op de werkplekken en melden wat erbuiten valt. Wat er op die lijst staat, bepaalt de organisatie, daar zitten afwegingen in die wij niet kunnen maken.
Waar de prijs van afhangt
Wat werkplekbeheer kost hangt van vier dingen af. We noemen hier geen bedragen, want een bedrag zonder deze vier zegt niets, en wie er wel één noemt, rekent er stilzwijgend een aanname bij.
Wij publiceren geen tarieven: wat het bij jou kost, volgt uit deze vier. Vertel wat er staat en we rekenen het door.
Verder lezen
Waar dit op aansluit.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Wat is werkplekbeheer precies?
Het beheer van de apparaten waar je mensen op werken: het apparaat zelf, de inrichting erop, de updates en de toegang. Het gaat dus niet over servers en netwerk (dat is de laag eronder) en ook niet alleen over hulp bij storingen, want dat is de servicedesk.
Wat is het verschil tussen werkplekbeheer en een servicedesk?
Werkplekbeheer zorgt dat de werkplek klopt: één inrichting, updates bij, rechten die kloppen. De servicedesk helpt de medewerker als er iets niet werkt. Ze horen bij elkaar en het is verstandig ze bij één partij te beleggen, want de meeste meldingen komen voort uit werkplekken die van elkaar zijn gaan afwijken.
Kunnen jullie het beheer overnemen van apparaten die we zelf hebben gekocht?
Ja. Waar het apparaat vandaan komt maakt voor het beheer niet uit; wat wel uitmaakt is of we erbij kunnen en hoe oud het is. Bij de eerste inventarisatie zeggen we welke apparaten binnen de ondersteuning vallen en welke tegen hun einde lopen.
Wat gebeurt er met onze eigen beheerder als we dit uitbesteden?
Dat is een besluit van de organisatie en niet van ons. Wat we in de praktijk zien is dat het dagelijkse werk (installeren, updaten, rechten zetten) overgaat en dat de eigen beheerder de regie houdt: welke software mag draaien, wie welke rechten krijgt en wat er ingekocht wordt. Die drie horen ook uitdrukkelijk bij de klant te blijven.
Kunnen we werkplekbeheer afnemen zonder de rest?
Ja. Het is los te beleggen van servers, netwerk en cloud, mits vooraf vastligt waar de grens loopt en wie welke toegang heeft. Op die grens ontstaat anders de meeste vertraging, en dat is precies wat we ermee willen voorkomen.
Werkplekbeheer dat je kunt navertellen
Vertel hoeveel werkplekken er zijn en waar het beheer nu ligt. We zeggen wat we overnemen, wat je zelf houdt en wat er eerst rechtgezet moet worden.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.