De digitale werkplek: meer dan een laptop met Teams
Iedereen verkoopt er een, bijna niemand zegt wat het is. Een digitale werkplek is niet een apparaat en niet een pakket software, maar de combinatie van drie dingen die je los van elkaar moet regelen. Dit is welke drie.
Een digitale werkplek bestaat uit drie lagen die je afzonderlijk inricht: de identiteit waarmee iemand inlogt, het apparaat waarop hij werkt, en de toepassingen en bestanden waar hij bij moet. Wie er één regelt en de andere twee laat liggen, heeft geen digitale werkplek maar een laptop met een abonnement.
De inlog is tegenwoordig de buitenmuur. Toen alles nog op kantoor stond was het netwerk de grens; nu iemand vanaf elke plek werkt, is het account het enige wat er nog tussen staat. Daar hoort je aandacht heen, niet naar de vpn.
Er zijn vier vormen en geen ervan wint altijd. Welke past hangt af van je toepassingen, van hoeveel verschillende soorten werk je hebt en van wat er gebeurt als de verbinding wegvalt.
Wat een digitale werkplek is, en wat het niet is
De term wordt zo breed gebruikt dat hij bijna niets meer betekent. Praktisch gezien is een digitale werkplek het geheel van drie dingen, en de kunst zit erin ze los van elkaar te bekijken.
- De identiteit. Het account waarmee iemand inlogt, wat hij daarmee mag, en hoe je zeker weet dat hij het is. Dit is de laag die bepaalt of de rest veilig is.
- Het apparaat. De laptop, de telefoon of de dunne cliënt: van wie is hij, wie beheert hem, en wat gebeurt er als hij in de trein blijft liggen.
- De toepassingen en de bestanden. Waar staan ze, hoe komt iemand erbij, en werkt dat ook als hij niet op kantoor is.
Wat het niet is: een laptop met Microsoft 365 erop. Dat is één laag van de drie, en het is de laag die het minst bepaalt of het geheel werkt. De vraag "hebben wij een digitale werkplek" is dan ook niet met ja of nee te beantwoorden. De vraag die wél iets oplevert is: welke van deze drie hebben we bewust ingericht, en welke is zo gegroeid.
De vier vormen, en wanneer ze passen
Er zijn grofweg vier manieren om dit neer te zetten. Ze sluiten elkaar niet uit — de meeste organisaties draaien er twee naast elkaar — maar ze vragen verschillende dingen.
- Eigen apparaat, beheerd vanuit de cloud. De laptop is van de zaak, het werk staat erop, en het beheer gebeurt op afstand zonder dat hij ooit op kantoor hoeft te komen. Dit past bij verreweg de meeste kantoororganisaties en is meestal het rustigste antwoord.
- Virtuele werkplek. Het bureaublad draait in een datacenter en het apparaat is alleen nog een scherm. Past waar de gegevens het apparaat niet mogen verlaten, waar zware toepassingen dicht bij de data moeten staan, of waar veel mensen met wisselende diensten hetzelfde werk doen.
- Alles in de browser. Geen geïnstalleerde toepassingen meer, alleen webdiensten. Goedkoop in beheer en beperkt in wat het aankan; het valt of staat bij die ene toepassing die het niet kan.
- Gemengd. De kantoormensen op het eerste model, de productie of de balie op het tweede. Dit is in de praktijk het meest voorkomend en het wordt zelden bewust gekozen.
Wat de keuze in negen van de tien gevallen maakt, is niet de prijs maar één toepassing: die ene die alleen lokaal draait, of alleen op Windows, of alleen als hij dicht bij zijn database staat. Begin daar, niet bij de vergelijking van licentiemodellen.
De inlog is de buitenmuur geworden
Toen iedereen op kantoor zat was het netwerk de grens: binnen was vertrouwd, buiten niet. Dat model is niet stuk gegaan, het is gewoon irrelevant geworden. Als het werk in de cloud staat en de mensen overal zitten, is er geen binnen meer.
Wat er dan nog tussen een aanvaller en je bestanden staat, is het account. Dat verandert waar je aandacht heen moet:
- Tweede factor op alles, ook op de beheerdersaccounts. Vooral op de beheerdersaccounts, want die zijn de moeite waard.
- Voorwaardelijke toegang. Niet alleen wie inlogt, maar vanaf welk apparaat en vanuit welke situatie. Een inlog vanaf een onbeheerd apparaat hoort niet hetzelfde te mogen als een inlog vanaf een laptop die je zelf uitgaf.
- Uitdiensttreding. Dit is de laag waar het in de praktijk misgaat. Een account dat blijft bestaan is een openstaande deur, en bij een digitale werkplek is die deur van buitenaf te bereiken.
Een vpn lost hiervan niets op. Hij verplaatst het probleem naar een inlog die zelf ook een account is. Hoe wij dit inrichten staat onder cybersecurity.
Wat er in de praktijk stukgaat
Vier dingen, en het zijn zelden de dingen die in de offerte staan.
- Printen. Dit is geen grap. Printen is bij elke werkplekverandering het eerste dat opvalt en het laatste dat werkt, en het kost meer overleg dan de rest bij elkaar.
- Die ene toepassing. Er is er altijd één: het pakket van de leverancier die niet meer bestaat, de macro waar de hele planning op draait, de machine die alleen met een seriële poort praat. Zoek hem op voordat je begint, niet erna.
- De verbinding thuis. Een virtuele werkplek over een matige verbinding is erger dan geen digitale werkplek. Meet dit voordat je het belooft.
- Het moment van weggaan. Iemand vertrekt, zijn account blijft, zijn laptop ligt in een la. Dat is geen technisch probleem maar een procesprobleem, en het is er een die je maar één keer hoeft in te richten.
Wij lopen die vier langs voordat er iets verandert, omdat ze alle vier goedkoop zijn om vooraf op te lossen en duur om achteraf tegen te komen.
Hoe je het invoert zonder de zaak plat te leggen
De grootste fout is het als project behandelen met een datum waarop iedereen om is. Dat werkt niet, want de uitzonderingen zitten niet bij de eerste honderd mensen maar bij de laatste tien.
Wat wel werkt is een volgorde. Eerst de identiteit op orde, want daar hangt de rest aan. Dan één groep die representatief is — niet de directie en niet de IT-afdeling, maar de afdeling met het meeste gedoe. Daarna de rest in groepen, met tussen elke groep ruimte om iets te veranderen.
En houd één ding aan het eind over: de uitzonderingen die niet passen. Die los je niet op door ze te dwingen, maar door ze te benoemen en apart te houden. Een organisatie met vijf machines die alleen op een oude Windows-versie praten heeft geen mislukt project; die heeft vijf machines die apart beheerd worden en een lijst waarop staat waarom.
Wat er daarna aan onderhoud overblijft — updates, nieuwe medewerkers, apparaten die vervangen moeten — staat onder managed IT.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen als dit op tafel ligt.
Wat is een digitale werkplek precies?
Het geheel van drie dingen: de identiteit waarmee iemand inlogt, het apparaat waarop hij werkt, en de toepassingen en bestanden waar hij bij moet. Die drie richt je los van elkaar in, en de kwaliteit van het geheel wordt bepaald door de zwakste. Een laptop met Microsoft 365 erop is één van de drie, en niet degene die bepaalt of het werkt.
Is een virtuele werkplek duurder?
Per gebruiker meestal wel, en die vergelijking zegt weinig. Wat er tegenover staat is dat de gegevens het datacenter niet verlaten, dat een kapot apparaat binnen een uur vervangen is zonder dat er iets terug hoeft, en dat je één omgeving beheert in plaats van tweehonderd. Of dat de meerprijs waard is hangt af van hoeveel apparaten je hebt en hoe erg het is als er één zoekraakt. Bij een organisatie met veel wisselende krachten kantelt die som vaak; bij vijftig vaste kantoormensen meestal niet.
Werkt dit ook met onze oude applicatie?
Vaak wel, maar niet vanzelf, en dit is de vraag die je als eerste moet stellen in plaats van als laatste. Er zijn drie uitkomsten: hij draait gewoon mee, hij draait op een aparte plek waar de rest naartoe verbindt, of hij draait niet en dan is dat een besluit over die toepassing en niet over de werkplek. Wij zoeken hem op voordat er iets verandert, want een migratie die op één pakket strandt is duurder dan de migratie zelf.
Wat hebben mensen thuis nodig?
Minder dan vaak wordt gedacht, behalve bij een virtuele werkplek — daar is de verbinding het verschil tussen werken en wachten. Voor de andere vormen is een gewone internetverbinding genoeg en zit het knelpunt eerder in wifi dat de hele dag door twee tieners wordt gedeeld. Wat wél altijd nodig is, is dat iemand weet wie hij belt als het niet werkt, en dat die iemand ook ’s avonds bestaat als er ’s avonds gewerkt wordt.
Waar dit bij ons terechtkomt
De diensten waar dit onderwerp onder valt.
Weet je welke van de drie lagen los zit?
Noem welke toepassingen er moeten draaien en waar je mensen werken. Daar valt binnen een half uur uit op te maken welke vorm bij jullie past.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.