Een netwerk dat er om zeven uur staat
Bij een evenement is de deadline geen streefdatum. De poort gaat open op het afgesproken moment, en wat er dan niet werkt, werkt die dag niet meer. Wij bouwen het netwerk, de verbinding en de betaal- en scanpunten op een terrein waar dat allemaal niet ligt, en halen het er daarna weer weg.
Alles is tijdelijk en niets mag opnieuw
Een kantoornetwerk mag een keer worden bijgesteld. Hier is de opbouw de enige kans.
Op een evenemententerrein is er geen patchkast, geen glasvezel en vaak geen stroom op de plek waar het nodig is. Alles wordt aangelegd voor een paar dagen: de verbinding naar buiten, het netwerk over het terrein, de dekking op de plekken waar mensen staan, en de punten waar betaald en gescand wordt. Daarna gaat het er allemaal weer af.
Dat maakt de voorbereiding zwaarder dan de uitvoering. De vragen die het antwoord bepalen worden weken van tevoren gesteld: welk bereik is er werkelijk op dit adres, hoeveel mensen hangen straks aan hetzelfde punt, waar staan de kassa's en de scanners, en wat gebeurt er als de verbinding er tien minuten uit ligt. Die laatste vraag is de belangrijkste en wordt het minst gesteld.
Offline moet gewoon werken
Een scanner bij de ingang die zonder verbinding stopt, sluit de poort. Een betaalpunt dat zonder verbinding stopt, sluit de bar. Wij richten die punten daarom zo in dat ze doorwerken als de lijn wegvalt en bijwerken zodra hij terug is. Dat is geen luxe maar de kern van het ontwerp: op een terrein met duizenden mensen en tijdelijke apparatuur valt er een keer iets weg, en het verschil zit erin of dat opvalt.
Hetzelfde geldt voor de verbinding naar buiten. Eén lijn is één storing; waar het niet stil mag vallen leggen we een tweede route aan over een ander netwerk, met automatische overname. Wat dat kost is bekend vooraf; wat een gesloten poort kost meestal niet.
Publiekswifi is een ander vraagstuk dan crewnetwerk
Bezoekers en medewerkers horen niet op hetzelfde netwerk. Het crewnetwerk draagt de kassa's, de scanners, de portofoons en de bedrijfsvoering en heeft voorrang; de publiekswifi is een dienst die mag knijpen als het druk wordt. Die twee scheiden is de eenvoudigste maatregel op de hele lijst en de meest overgeslagen: waar het niet gebeurt, staat de kassarij stil omdat er tweeduizend telefoons naar hetzelfde punt praten.
Wat we bij een evenement oppakken
U kiest wat u nodig heeft. Alles valt onder één afspraak en één aanspreekpunt tijdens de opbouw en het evenement zelf.
- Verbinding naar buitenVooraf gemeten op het adres, met een tweede route over een ander netwerk waar stilvallen geen optie is en automatische overname ertussen.
- Netwerk over het terreinBekabeld waar het kan en draadloos waar het moet, met de dekking gemeten op de plekken waar mensen werkelijk komen te staan en niet op een plattegrond.
- Crew en publiek gescheidenDe kassa’s, scanners en bedrijfsvoering op een eigen netwerk met voorrang; publiekswifi als aparte dienst die mag knijpen zonder dat de bar stilvalt.
- Betaal- en scanpunten die offline doorwerkenIngericht om door te draaien als de lijn wegvalt en bij te werken zodra hij terug is, want een poort of een bar sluiten is duurder dan elke maatregel op deze lijst.
- Apparatuur die het terrein aankanScanners, tablets en printers die tegen regen, stof en een val kunnen, met laadpunten die de dag halen en reservetoestellen ter plaatse in plaats van in bestelling.
- Iemand ter plaatse tijdens het evenementIn Nederland en België staat er iemand van ons op het terrein of standby, met vooraf afgesproken bereikbaarheid tijdens de opbouw, de show en de afbouw.
Hoe een evenement bij ons loopt
In deze volgorde, en de eerste twee stappen gebeuren weken voordat er iemand op het terrein staat.
Het terrein opnemen
Waar staan de podia, de bars, de ingangen en de kassa’s, waar loopt stroom en waar is bereik. Een plattegrond is het startpunt en niet het antwoord; wat er werkelijk staat blijkt ter plaatse.
Doorrekenen op de piek
Hoeveel mensen op welk moment op welk punt. Daar volgen de aantallen accesspoints, de capaciteit van de verbinding en de plek van de betaalpunten uit, in plaats van uit een schatting achteraf.
Opbouwen en testen onder belasting
Niet alleen aanzetten maar belasten, en de offline terugval van elk betaal- en scanpunt daadwerkelijk uitproberen voordat de poort opengaat.
Afbouwen en tellen
Alles er weer af, geteld op serienummer, met een lijst van wat er terugkomt. Dat laatste is de stap die na een lange dag blijft liggen en die de volgende editie duurder maakt.
De diensten die hier het meest spelen
Deze bouwstenen komen bij een evenement het vaakst terug.
Verder kijken
Herkent u het beeld maar werkt u in een andere branche? Kijk dan bij de andere sectoren.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Wat gebeurt er als de verbinding tijdens het evenement wegvalt?
Dan blijven de betaal- en scanpunten doorwerken, want die zijn zo ingericht dat ze offline verder kunnen en bijwerken zodra de lijn terug is. Waar stilvallen echt geen optie is, ligt er bovendien een tweede route over een ander netwerk met automatische overname.
Regelen jullie ook de wifi voor het publiek?
Ja, maar wel als een aparte dienst op een eigen netwerk. De kassa’s, scanners en bedrijfsvoering krijgen voorrang; publiekswifi mag knijpen als het druk wordt. Die twee door elkaar laten lopen is de reden dat een kassarij stilstaat terwijl er niets kapot is.
Doen jullie ook de beveiliging en de techniek van het podium?
Nee, geen van beide. Beveiliging en crowd management zijn het werk van een beveiligingsbedrijf; podium, licht en geluid van een productiebedrijf. Wij doen het netwerk, de verbinding, de betaal- en scanpunten en de apparatuur, en we werken met die partijen samen op hetzelfde terrein.
Wat wij niet doen op een terrein
Geen beveiliging, geen crowd management, en geen podium, licht of geluid; dat is het werk van een beveiligingsbedrijf en van een productiebedrijf. Wij doen het netwerk, de verbinding, de betaal- en scanpunten en de apparatuur. Noem de datum en het terrein, dan rekenen we de piek door.