Een reservelaptop is pas voorraad als hij klaarstaat
Bijna elke organisatie heeft een kast met apparatuur die "voor als er iets kapotgaat" is. Op de dag dat er iets kapotgaat blijkt de accu leeg, het beeld verouderd en het apparaat niet ingeschreven. Deze pagina gaat over het verschil tussen een kast en een voorraad, en over wie dat verschil bijhoudt.
Vier dingen die een voorraad tot voorraad maken
De vierde is degene die het vaakst ontbreekt en die de andere drie waardeloos maakt.
- Ingericht en ingeschrevenHet reserveapparaat draagt hetzelfde beeld als de rest van de vloot en staat in het beheer. Een toestel dat nog moet worden ingericht is geen reserve maar een bestelling met een kortere levertijd.
- Bijgehouden en meegenomen in updatesApparatuur die maanden uit staat mist elke ronde. Een reserve hoort periodiek aan te gaan, bij te werken en getest te worden, anders is de eerste handeling op de dag dat het nodig is een uur wachten.
- Op de plek waar hij nodig isEen reservetoestel op het hoofdkantoor helpt niemand op een vestiging drie uur verderop. Waar de vloot verspreid staat, hoort de voorraad dat ook te zijn, en dat is een rekensom en geen gevoel.
- Met een aantal dat ergens op slaatNiet één per vestiging omdat dat netjes staat, maar een aantal dat volgt uit hoe vaak er werkelijk iets uitvalt en hoe lang een vervanging duurt. Dat zijn twee getallen die u al heeft zodra iemand ze opschrijft.
Van kast naar iets waar u op kunt rekenen
Drie stappen. De eerste is de enige die om een besluit vraagt.
Bepalen wat er stil mag liggen
Per soort werkplek: hoe lang mag iemand zonder. Een balie en een kassa staan anders in die vraag dan een bureau, en daar volgt het aantal reserveapparaten uit in plaats van uit een percentage.
Klaarzetten en bijhouden
De apparaten worden ingericht, geregistreerd op serienummer en meegenomen in de gewone updateronde. Wat eruit gaat wordt afgeboekt en wat erin komt wordt aangevuld, zodat de kast niet stilletjes leegloopt.
Aanvullen op het moment dat het opvalt
Een voorraad die onder de afgesproken ondergrens komt is een melding en geen ontdekking achteraf. Dat is de enige manier waarop dit werkt zonder dat iemand er wekelijks naar hoeft te kijken.
Wat dit niet is
Twee dingen waar dit op lijkt en die het niet is.
- Geen magazijnWij houden geen algemene voorraad aan waaruit iedereen kan bestellen. Wat hier ligt is uw apparatuur voor uw vloot, op uw configuratie, en het aantal is met u afgesproken.
- Geen vervanging van garantieEen reservetoestel overbrugt de tijd tot het defecte apparaat terug is; het haalt de garantieafhandeling niet weg. Die twee horen naast elkaar te lopen, want een reserve die permanent in gebruik is, is stilletjes een aanschaf geworden.
Wat hier bij hoort
Voorraad hangt aan de servicedesk en aan wat er wordt uitgerold.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Hoeveel reserveapparaten hebben wij nodig?
Dat volgt uit twee getallen die u al heeft: hoe vaak er in een jaar iets uitvalt en hoe lang een vervanging duurt. Een percentage van de vloot klinkt logisch en klopt zelden; een balie waar niemand kan wachten vraagt een andere reserve dan een bureau.
Staat de voorraad bij ons of bij jullie?
Dat mag allebei en het hangt af van waar de vloot staat. Bij verspreide vestigingen werkt het meestal beter om een deel op locatie te leggen, want een reserve die drie uur rijden verderop staat, kost op de dag zelf nog steeds een dag.
Wat gebeurt er met een reservetoestel dat maanden stilstaat?
Dat is precies het probleem dat deze dienst oplost. Een reserve gaat periodiek aan, krijgt de updates en wordt getest. Zonder die ronde is de eerste handeling op de dag dat het nodig is een uur wachten, en dan had u net zo goed niets kunnen hebben.
Uitrekenen hoeveel u aanhoudt
Zeg om hoeveel werkplekken het gaat en hoe lang iemand zonder kan. U krijgt een aantal terug per soort apparaat, met de reden erbij waarom het niet meer is.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.