Eén lijst die vijf vragen tegelijk beantwoordt
Hoeveel laptops heeft u, waar staan ze, van wie zijn ze en wanneer loopt de dekking af. Vier vragen die iedereen kan stellen en bijna niemand kan beantwoorden zonder een middag zoeken. Deze pagina gaat over de lijst die dat oplost, en over waarom die lijst vrijwel altijd een spreadsheet is die niet meer klopt.
Vijf vragen, één antwoord
Ze komen van vijf verschillende kanten en ze hebben allemaal dezelfde lijst nodig.
- De verzekeraarBij schade of diefstal wil die weten wat er stond en wat het waard was. Zonder registratie op serienummer is de discussie niet over de dekking maar over het bestaan.
- De auditorWie had toegang tot welk apparaat, is het afgevoerd en is de data er aantoonbaar af. Dat is dezelfde lijst, met een kolom erbij.
- De garantieEen apparaat dat stukgaat is óf gedekt óf niet, en het verschil is een datum. Zonder register wordt dat per geval uitgezocht, en dat kost meer dan de reparatie.
- De licentiesWaar software aan een apparaat of een gebruiker hangt, is de lijst de enige manier om te weten of u te veel of te weinig betaalt. Bij een audit van de leverancier is te weinig duurder dan te veel.
- De begrotingWanneer moet er wat vervangen worden. Met een register is dat een uitdraai; zonder register is het een schatting die elk jaar in het vierde kwartaal tegenvalt.
Van een spreadsheet naar iets dat klopt
Vier stappen. De vierde is degene waar het bij bijna iedereen op stukloopt.
Eén keer goed tellen
Wat er is, op serienummer, met eigenaar en locatie. Dat is werk en het gebeurt één keer; alles daarna is bijhouden. Reken erop dat de eerste telling tien tot twintig procent afwijkt van wat er op papier stond.
De bronnen aan elkaar knopen
Wat het beheersysteem al weet over werkplekken, wat de inkoop weet over bestellingen en wat de leverancier weet over garantie. Drie bronnen die elkaar aanvullen, in plaats van drie lijsten die uiteenlopen.
Eigenaar en ritme afspreken
Eén persoon met naam, en een moment waarop het wordt nagelopen. Een register zonder eigenaar veroudert precies zo snel als uw organisatie verandert.
Aanhaken op de momenten dat het verandert
Een aanschaf, een uitgifte, een defect, een vertrekkende medewerker en een afvoer. Wordt het register op die vijf momenten bijgewerkt door het proces zelf, dan blijft het kloppen. Gebeurt dat door iemand die eraan moet denken, dan niet.
Drie redenen dat het register niet meer klopt
Alle drie zijn ze te herkennen aan hetzelfde symptoom: niemand vertrouwt de lijst meer, dus niemand werkt hem bij.
- Het staat in een spreadsheetDat werkt bij vijftig apparaten en bij tweehonderd niet meer. Het probleem is niet het bestand maar dat er geen enkele gebeurtenis is die hem uit zichzelf bijwerkt.
- Er staan geen serienummers inZonder serienummer is een regel een aantal en geen apparaat. Bij verzekering, garantie en afvoer is precies dat nummer het enige wat telt.
- De afvoer wordt niet teruggemeldApparaten die weg zijn blijven in de lijst staan, en na twee jaar staat er dertig procent in wat er niet meer is. Dan wordt de lijst niet gecorrigeerd maar genegeerd, en dat is het einde ervan.
Wat hier bij hoort
Het register wordt gevoed door de processen eromheen.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Kan dit niet gewoon in een spreadsheet?
Bij vijftig apparaten wel. Het probleem is niet het bestand maar dat er geen enkele gebeurtenis is die hem uit zichzelf bijwerkt: een aanschaf, een uitgifte, een defect, een vertrekkende medewerker en een afvoer moeten er alle vijf in landen zonder dat iemand eraan moet denken.
Hoe lang duurt een eerste telling?
Dat hangt af van hoeveel er staat en hoe verspreid het is, en niet van de techniek. Reken erop dat de uitkomst tien tot twintig procent afwijkt van wat er op papier stond; dat verschil is normaal en het is meteen het argument om het één keer goed te doen.
Wij hebben al een beheersysteem, is dat niet hetzelfde?
Dat weet wat er aan het netwerk hangt en dat is niet hetzelfde als wat u bezit. Apparatuur in een kast, een reservetoestel dat uit staat en een licentie zonder apparaat komen daar niet in voor, en juist die drie zijn de reden dat een register bestaat.
Beginnen met één keer goed tellen
Zeg om hoeveel apparaten het ongeveer gaat en wat u nu gebruikt om het bij te houden. U krijgt terug wat een eerste telling kost en welke drie momenten het register daarna vanzelf actueel houden.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.