Une liste qui répond à cinq questions à la fois
Combien de portables avez-vous, où sont-ils, à qui sont-ils et quand la couverture s’arrête-t-elle. Quatre questions que tout le monde peut poser et auxquelles presque personne ne répond sans y passer une après-midi. Cette page porte sur la liste qui règle cela, et sur les raisons pour lesquelles cette liste est presque toujours un tableur qui ne tombe plus juste.
Cinq questions, une réponse
Elles viennent de cinq directions différentes et demandent toutes la même liste.
- L’assureurAprès un sinistre ou un vol, il veut savoir ce qui était là et ce que cela valait. Sans enregistrement au numéro de série, la discussion ne porte pas sur la couverture mais sur l’existence.
- L’auditeurQui avait accès à quel appareil, a-t-il été éliminé et les données sont-elles démontrablement parties. C’est la même liste, avec une colonne de plus.
- La garantieUn appareil en panne est couvert ou ne l’est pas, et la différence tient à une date. Sans inventaire, cela se cherche au cas par cas, et cela coûte plus que la réparation.
- Les licencesLà où un logiciel est rattaché à un appareil ou à un utilisateur, la liste est le seul moyen de savoir si vous payez trop ou trop peu. Lors d’un audit éditeur, trop peu coûte plus cher que trop.
- Le budgetQuand faut-il remplacer quoi. Avec un inventaire, c’est un export ; sans lui, c’est une estimation qui déçoit chaque année au quatrième trimestre.
D’un tableur à quelque chose qui tient
Quatre étapes. C’est à la quatrième que presque tout le monde échoue.
Compter correctement une fois
Ce qui est présent, au numéro de série, avec propriétaire et emplacement. C’est du travail et cela se fait une fois ; tout le reste est de l’entretien. Attendez-vous à un écart de dix à vingt pour cent entre le premier comptage et les papiers.
Relier les sources
Ce que l’outil de gestion sait déjà des postes, ce que les achats savent des commandes et ce que le fournisseur sait de la garantie. Trois sources qui se complètent, plutôt que trois listes qui divergent.
Fixer un propriétaire et un rythme
Une personne nommée et un moment de revue. Un inventaire sans propriétaire vieillit exactement à la vitesse à laquelle votre organisation change.
L’accrocher aux moments où il change
Un achat, une remise à un utilisateur, une panne, un départ et une élimination. Si le processus met l’inventaire à jour à ces cinq moments, il continue de tomber juste. S’il dépend de la mémoire de quelqu’un, non.
Trois raisons pour lesquelles l’inventaire ne tombe plus juste
Les trois se reconnaissent au même symptôme : plus personne ne fait confiance à la liste, donc plus personne ne la met à jour.
- Elle vit dans un tableurCela marche à cinquante appareils et plus à deux cents. Le problème n’est pas le fichier mais qu’aucun événement ne le met à jour de lui-même.
- Il n’y a pas de numéros de sérieSans numéro de série, une ligne est une quantité et non un appareil. Pour l’assurance, la garantie et l’élimination, ce numéro est la seule chose qui compte.
- L’élimination n’est jamais remontéeLes appareils partis restent sur la liste, et au bout de deux ans trente pour cent n’existent plus. La liste n’est alors pas corrigée mais ignorée, et c’en est fini.
Ce qui va avec
L’inventaire est alimenté par les processus qui l’entourent.
Les questions qu’on nous pose
Celles qui reviennent le plus, en bref.
Un tableur ne suffit-il pas ?
À cinquante appareils, si. Le problème n’est pas le fichier mais qu’aucun événement ne le met à jour tout seul : un achat, une remise à un utilisateur, une panne, un départ et une élimination doivent tous y atterrir sans que quelqu’un ait à y penser.
Combien de temps prend un premier comptage ?
Cela dépend du volume et de la dispersion, pas de la technique. Attendez-vous à un écart de dix à vingt pour cent avec les papiers ; cet écart est normal et constitue à lui seul l’argument pour le faire correctement une fois.
Nous avons déjà un outil de gestion, n’est-ce pas la même chose ?
Celui-ci sait ce qui est raccordé au réseau, ce qui n’est pas la même chose que ce que vous possédez. Du matériel dans un placard, un appareil de secours éteint et une licence sans appareil n’y figurent pas, et ces trois-là sont précisément la raison d’être d’un inventaire.
Commencer par compter correctement une fois
Dites combien d’appareils sont concernés à peu près et ce que vous utilisez aujourd’hui pour en tenir le compte. Vous recevrez le coût d’un premier comptage et les trois moments qui maintiennent l’inventaire à jour ensuite.
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