IT asset disposition: het eind van de rit
Afgeschreven apparatuur is geen afval maar een risico met een restwaarde. Er staan gegevens op, er zit materiaal in dat gescheiden hoort te worden, en er is nog geld voor te krijgen. ITAD is die drie dingen tegelijk regelen, met papier dat het bewijst.
Wat er met een apparaat gebeurt
Vijf stappen. De tweede is degene waar de aansprakelijkheid zit.
Ophalen en tellen
De apparatuur wordt op locatie opgehaald en per stuk geregistreerd op serienummer. Vanaf dat moment is er een lijst, en die lijst is later het bewijs.
Wissen of vernietigen
Elke gegevensdrager wordt gewist volgens een erkende methode, of fysiek vernietigd als wissen niet kan. Per apparaat komt er een verklaring met het serienummer erop.
Beoordelen op restwaarde
Wat nog bruikbaar is wordt getest en gewaardeerd. Een laptop van drie jaar oud is zelden waardeloos, en dat bedrag hoort terug te komen bij de eigenaar.
Hergebruik of recycling
Bruikbare apparatuur gaat naar een tweede leven; de rest gaat naar gecertificeerde verwerking waar materialen worden gescheiden.
Rapporteren
Eén rapport met per serienummer wat ermee is gebeurd, plus de milieuverantwoording. Dat is wat een accountant of een auditor wil zien.
Drie dingen die zonder verklaring misgaan
In alle drie is de apparatuur weg en het probleem niet.
- Aansprakelijkheid blijft bij uOnder de AVG blijft de organisatie verantwoordelijk voor gegevens, ook nadat het apparaat de deur uit is. Zonder verklaring per apparaat is er geen bewijs dat de gegevens weg zijn, en dan is het uw probleem als er iets opduikt.
- Een schijf die niet is gewistEen laptop zonder schijf lijkt veilig tot iemand hem terugvindt in een la. Registratie op serienummer laat zien welk apparaat níet is ingeleverd, en dat is precies het apparaat waar het misgaat.
- Restwaarde die verdamptApparatuur die een jaar in een hok staat is niets meer waard. De waarde zit in de eerste maanden na afschrijving, en dat is dus ook het moment om het te regelen.
Wat hier bij hoort
Het einde van de levensduur hangt aan het begin ervan.
Apparatuur die aantoonbaar weg is
Vertel om hoeveel apparaten het gaat en waar ze staan. Je krijgt een opzet met de verklaring per serienummer en de restwaarde apart benoemd.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.