Leeghalen is een volgorde, geen klus
Na een migratie naar de cloud of een nieuw datacenter blijft er een ruimte over met apparatuur die niemand meer aandurft uit te zetten. Terecht: in bijna elk rack staat iets waarvan pas bij het uittrekken van de stekker blijkt wie het gebruikte. Deze pagina gaat over die volgorde, en over wat er aan het eind op papier moet staan.
Vijf stappen, en de eerste twee zijn het werk
Het uitschakelen zelf is een middag. Wat eromheen zit is het project.
Inventariseren op serienummer
Elk apparaat in het rack, met merk, model, serienummer en de kabels die eruit lopen. Dit is de lijst waar de rest van het traject op leunt en die achteraf het bewijs is.
Uitzoeken wat er nog draait
Per machine: wat draait erop, wie gebruikt het en hangt er iets aan vast. Bijna elke ontmanteling levert hier één systeem op waarvan het bestaan vergeten was en dat wel in gebruik is.
Uitfaseren in de goede volgorde
Eerst de afhankelijkheden, dan de machines. Waar het onzeker is, zetten we een machine eerst een periode uit voordat hij het rack uitgaat; terugzetten is dan een handeling en geen ramp.
Gegevens eraf en vastleggen
Elke gegevensdrager wordt gewist volgens een erkende methode of vernietigd waar wissen niet meer kan, met per drager een verklaring op serienummer.
Afvoeren en verrekenen
Wat waarde heeft wordt gewaardeerd en verrekend, de rest gaat naar gecertificeerde verwerking. Aan het eind ligt er één rapport met per serienummer wat ermee is gebeurd.
Vier dingen die een ontmanteling laten uitlopen
Alle vier komen ze naar boven op het moment dat de planning al staat.
- Het systeem dat niemand kendeEen machine zonder eigenaar die wel in gebruik is. Dat is de reden dat stap twee bestaat, en dat stap drie met een uitschakelperiode werkt in plaats van met een schroevendraaier.
- De bekabeling die niet kloptWat op de tekening staat en wat er ligt zijn zelden hetzelfde. Reken op een inventarisatie ter plaatse; een ontmanteling op basis van documentatie loopt vast bij het derde rack.
- De teruglevering aan de verhuurderEen serverruimte wordt vaak in oorspronkelijke staat opgeleverd: racks weg, bekabeling weg, koeling en stroomvoorziening terug. Dat staat in het huurcontract en niet in het IT-plan.
- De apparatuur die blijft staanEr is bijna altijd iets wat nog een jaar door moet. Dat vooraf benoemen scheelt een tweede traject waarin één rack in een lege ruimte staat met een eigen koeling en een eigen rekening.
Drie dingen die aan het eind op papier staan
Zonder deze drie is een ontmanteling niet af, ook als de ruimte leeg is.
- Een verklaring per gegevensdragerOp serienummer, met de gebruikte methode. Onder de AVG blijft uw organisatie verantwoordelijk voor de gegevens, ook nadat het apparaat is afgevoerd.
- Een afvoerrapportWat er is opgehaald, wat er is hergebruikt en wat er is gerecycled, met de milieuverantwoording erbij. Dat is wat een accountant of auditor wil zien.
- De verrekening van de restwaardeWat er nog voor de apparatuur te krijgen was, apart benoemd naast de kosten van de ontmanteling. Die twee tegen elkaar wegstrepen zonder het te tonen is de makkelijkste manier om waarde te laten verdwijnen.
Wat hier bij hoort
Ontmantelen is het sluitstuk van een migratie en het begin van de afvoer.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Hoe lang duurt het leeghalen van een serverruimte?
Het uitschakelen en uitbouwen is dagen; het uitzoeken wat er nog draait is weken. Dat tweede is het werk, en een planning die alleen op het eerste is gebaseerd loopt bij het derde rack vast op een systeem waarvan niemand het bestaan wist.
Wat als er iets blijkt te draaien dat nog nodig is?
Daarom zetten we onzekere machines eerst een periode uit voordat ze het rack uitgaan. Als er dan iemand belt, is terugzetten een handeling van tien minuten in plaats van een herstel uit back-up.
Krijgen we de restwaarde terug?
Wat er nog voor de apparatuur te krijgen is wordt apart benoemd naast de kosten van de ontmanteling. Die twee tegen elkaar wegstrepen zonder ze te tonen is de makkelijkste manier om waarde te laten verdwijnen, en dat doen we dus niet.
Een lege ruimte met een dossier
Zeg hoeveel racks er staan en wat er al is gemigreerd. U krijgt een opzet met de volgorde, de doorlooptijd en de restwaarde apart benoemd.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.