Weggeven kan, maar niet zomaar
Een laptop van vier jaar is voor een school, een stichting of een taalklas een prima toestel. Het idee om afgeschreven apparatuur te doneren komt daarom bij bijna elke organisatie een keer op tafel, en het strandt bijna altijd op dezelfde drie punten. Deze pagina zegt welke dat zijn en hoe je ze afvinkt.
Drie punten die vooraf geregeld moeten zijn
Ze zijn geen van drieën ingewikkeld, en ze worden alle drie overgeslagen.
- De gegevens moeten er aantoonbaar afEen gedoneerd apparaat is een apparaat dat uw pand verlaat. Onder de AVG blijft de verantwoordelijkheid bij u, ook als het weggeven goedbedoeld was. Dus: wissen volgens een erkende methode, met een verklaring per serienummer, precies zoals bij afvoeren.
- De ontvanger moet het kunnen gebruikenEen toestel dat de nieuwe versie van het besturingssysteem niet meer krijgt, is geen gift maar een probleem dat u doorschuift. Dat is bij een school of een stichting zonder eigen beheerder erger dan bij u.
- De boekhouding moet het wetenApparatuur weggeven raakt aan de afschrijving en soms aan de fiscale behandeling. Dat is geen bezwaar, maar het hoort vooraf geregeld te zijn in plaats van achteraf uitgelegd.
Van afgeschreven naar bruikbaar
Dezelfde stappen als bij afvoeren, met één afslag erin.
Beoordelen wat bruikbaar is
Wat nog jaren updates krijgt en wat een accu of een SSD nodig heeft. Wat daar niet doorheen komt gaat naar recycling en niet alsnog naar een ontvanger.
Wissen en opnieuw inrichten
De schijf wordt gewist volgens een erkende methode, u krijgt de verklaring, en het toestel gaat weg met een schone installatie in plaats van met resten van uw omgeving erop.
Overdragen met een lijst
Welk serienummer naar welke ontvanger is gegaan. Dat is niet formalisme: het is het antwoord op de vraag waar apparaat nummer negenendertig is gebleven.
Wanneer doneren níet het juiste antwoord is
Wij verdienen aan geen van beide routes meer dan aan de andere, dus dit is te zeggen zonder omweg.
- Als er nog restwaarde in zitApparatuur die nog geld waard is, verkopen en de opbrengst doneren levert de ontvanger vrijwel altijd meer op dan het apparaat zelf. Dat is een saaie waarheid en hij klopt.
- Als het apparaat uit support isEen toestel zonder beveiligingsupdates weggeven verplaatst een risico naar iemand die het minder goed kan dragen dan u. Dat is geen gift.
- Als niemand het beheertTwintig laptops bij een stichting zonder IT-mensen zijn twintig laptops die over een jaar in een kast liggen. Doneren werkt waar er iemand is die ze uitdeelt en bijhoudt.
Wat hier bij hoort
Doneren is één van de drie uitgangen aan het eind van de levensduur.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Mogen we apparatuur zomaar weggeven?
Weggeven mag, maar de verantwoordelijkheid voor de gegevens gaat niet mee. Onder de AVG blijft die bij u, ook als het goedbedoeld was. Dus wissen volgens een erkende methode met een verklaring per serienummer, net als bij afvoeren.
Is doneren beter dan verkopen?
Niet automatisch. Zit er nog restwaarde in, dan levert verkopen en de opbrengst doneren de ontvanger vrijwel altijd meer op dan het apparaat zelf. Dat is een saaie waarheid en wij verdienen aan geen van beide routes meer dan aan de andere.
Regelen jullie ook aan wie het gaat?
Wij bereiden de apparatuur voor en leggen per serienummer vast waar hij heen is gegaan. De keuze van de ontvanger is aan u; dat is een besluit over uw organisatie en niet over IT.
Weggeven met het papier erbij
Stuur een lijst van wat er wordt afgeschreven. U krijgt terug wat bruikbaar is om te doneren, wat beter verkocht kan worden en wat naar recycling hoort.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.