Scanners de documents et ce qui vient après
Numériser des archives commence par un scanner et ne s’arrête pas là. Numériser est la moitié facile ; la question qui fait ou défait le projet est le nom que porteront les fichiers et l’endroit où ils atterriront.
Quatre types de scanners
C’est le nombre de pages par jour qui décide, pas le budget.
- Scanners de bureauPour un comptoir ou un poste où passe une pile chaque jour. Compacts, et assez rapides pour des dizaines de pages à la fois.
- Scanners à chargeurPour des centaines de pages par jour, avec un chargeur qui accepte les formats mêlés et détecte les doubles entraînements. C’est la catégorie d’une administration qui écoule le papier.
- Scanners de productionPour des archives qui doivent partir en quelques semaines. Des milliers de pages à l’heure, avec l’entretien qui va avec.
- Scanners portablesPour hors du bureau : un technicien qui numérise un bon d’intervention, un conseiller qui repart avec un document de chez un client.
Trois étapes qui fixent l’ordre
La première est la plus souvent sautée et la plus coûteuse à refaire.
Décider d’abord comment on le retrouvera
Quelles données sortent du document, comment le fichier sera nommé, dans quel dossier il atterrit. Sans cette réponse, numériser produit un dossier de dix mille PDF sans nom, et ce n’est pas une archive.
Choisir ensuite le scanner
Le nombre de pages par jour et l’état du papier décident de la machine. Du papier ancien, froissé ou agrafé réclame un autre chargeur qu’une pile neuve.
Paramétrer ensuite la reconnaissance
La reconnaissance rend une image numérisée cherchable. Testez avec les pires documents disponibles et non les plus beaux, car c’est ce qu’il y a dans les cartons.
Ce qui va avec
Numériser touche au stockage, à la gestion et aux durées de conservation.
Des archives où l’on retrouve
Dites-nous combien de papier il y a et ce qui doit lui arriver. Vous recevez une proposition qui part du classement et non de la machine.
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