Escáneres de documentos y lo que viene después
Digitalizar un archivo empieza por un escáner y no acaba ahí. Escanear es la mitad fácil; la pregunta que hace o deshace el proyecto es cómo se van a llamar los archivos y dónde van a caer.
Cuatro tipos de escáner
Lo decide el número de páginas al día, no el presupuesto.
- Escáneres de sobremesaPara un mostrador o una mesa por la que pasa un montón a diario. Compactos y bastante rápidos para decenas de páginas de una vez.
- Escáneres de alimentaciónPara cientos de páginas al día, con un alimentador que admite formatos mezclados y detecta doble arrastre. Es la categoría para una administración que despacha el papel.
- Escáneres de producciónPara un archivo que debe salir en semanas. Miles de páginas por hora, con el mantenimiento que eso conlleva.
- Escáneres portátilesPara fuera de la oficina: un técnico que digitaliza un parte, un asesor que se lleva algo de casa del cliente.
Tres pasos que fijan el orden
El primero es el que más se salta y el más caro de repetir.
Primero decidir cómo se volverá a encontrar
Qué datos salen del documento, cómo se llamará el archivo y en qué carpeta cae. Sin esa respuesta, escanear produce una carpeta con diez mil PDF sin nombre, y eso no es un archivo.
Después elegir el escáner
El número de páginas al día y el estado del papel deciden la máquina. Papel viejo, arrugado o grapado pide un alimentador distinto que un montón nuevo.
Después configurar el reconocimiento
El reconocimiento hace consultable una imagen escaneada. Pruebe con los peores documentos que haya y no con los mejores, porque es lo que hay en las cajas.
Lo que va con esto
Digitalizar toca almacenamiento, gestión y plazos de conservación.
Un archivo en el que se encuentra lo buscado
Cuéntenos cuánto papel hay y qué debe pasar con él. Recibirá una propuesta que empieza por la organización y no por la máquina.
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