Documentscanners, en wat erna komt
Een archief digitaliseren begint bij een scanner en eindigt daar niet. Het scannen is de makkelijke helft; de vraag die het project maakt of breekt is hoe de bestanden gaan heten en waar ze terechtkomen.
Vier soorten scanners
Het aantal pagina’s per dag bepaalt welke, niet het budget.
- BureauscannersVoor een balie of een bureau waar dagelijks een stapel doorheen gaat. Compact, en snel genoeg voor tientallen pagina’s per keer.
- DoorvoerscannersVoor honderden pagina’s per dag, met een invoer die gemengde formaten aankan en dubbele invoer detecteert. Dit is de categorie voor een administratie die het papier wegwerkt.
- ProductiescannersVoor een archief dat in weken de deur uit moet. Duizenden pagina’s per uur, met onderhoud dat erbij hoort.
- Draagbare scannersVoor buiten kantoor: een monteur die een werkbon inscant, een adviseur die bij een klant iets meeneemt.
Drie stappen die de volgorde bepalen
De eerste is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en het duurst is om over te doen.
Eerst bepalen hoe het terug te vinden is
Welke gegevens komen uit het document, hoe gaat het bestand heten, in welke map komt het terecht. Zonder dat antwoord levert scannen een map met tienduizend naamloze PDF-bestanden op, en dat is geen archief.
Dan de scanner kiezen
Het aantal pagina’s per dag en de staat van het papier bepalen de machine. Oud, gekreukt of gehecht papier vraagt om een andere invoer dan een verse stapel.
Dan de tekstherkenning inrichten
Herkenning maakt een gescand beeld doorzoekbaar. Test met de slechtste documenten die er zijn en niet met de mooiste, want dat is wat er in de dozen zit.
Wat hier bij hoort
Digitaliseren raakt aan opslag, beheer en bewaartermijnen.
Een archief dat terug te vinden is
Vertel hoeveel papier er ligt en wat ermee moet gebeuren. Je krijgt een voorstel dat begint bij de indeling en niet bij de machine.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.