Software en licenties, zonder verrassingen
Software is de categorie waar de kosten stil oplopen: een abonnement dat automatisch verlengt, twintig licenties voor mensen die er niet meer werken, en een pakket dat twee keer wordt betaald omdat twee afdelingen het los hebben aangeschaft. Deze pagina zet de soorten op een rij en zegt waar het misloopt.
Zes soorten licenties
De indeling van de distributie kent er zestien. Dit is waar ze in de praktijk op neerkomen.
- BesturingssystemenWindows, Linux met ondersteuning, en de serverlicenties eronder. Bij Linux koop je geen software maar een abonnement op ondersteuning en updates.
- Kantoor- en samenwerkingssoftwareMicrosoft 365, Google Workspace en wat eromheen hangt. Meestal de grootste post en degene waar het aantal licenties het snelst afwijkt van het aantal mensen.
- BeveiligingVirusbescherming, e-mailfilters, wachtwoordkluizen en detectie op werkplekken. Vrijwel altijd per gebruiker of per apparaat, en vrijwel altijd per jaar.
- Virtualisatie en infrastructuurHypervisors, containerplatformen en beheergereedschap. Dit is de categorie waar een licentiemodel de laatste jaren het hardst is veranderd, en waar een verlenging dus een gesprek verdient.
- Back-up en herstelPer machine, per gebruiker of per terabyte. Reken door welke van de drie het is, want dat bepaalt of de rekening met de organisatie meegroeit of met de data.
- Vakspecifieke softwareOntwerp, boekhouding, branchepakketten. Hier bepaalt vaak de machine of de sector het pakket, en is er weinig te kiezen.
Drie dingen die geld kosten zonder dat het opvalt
Alle drie zijn ze te voorkomen met een lijst die klopt.
- Licenties die niemand meer gebruiktIemand vertrekt en het account blijft staan. Bij een maandlicentie is dat elke maand geld, en het valt pas op als iemand de factuur naast de personeelslijst legt.
- Verlengingen die vanzelf gaanEen abonnement dat stil verlengt tegen een tarief dat een jaar geleden is afgesproken. Zet de verlengdata in een agenda, want de leverancier doet dat niet voor je.
- Twee keer hetzelfdeTwee afdelingen kopen los een pakket dat hetzelfde doet. Eén overzicht van wat er draait, met wie het gebruikt, haalt dit er in een middag uit.
Wat hier bij hoort
Licenties hangen aan het beheer en aan de beveiliging.
Weten wat er werkelijk draait
Stuur een overzicht van wat er nu wordt afgenomen. Je krijgt terug wat er dubbel loopt, wat er ongebruikt is en wanneer er iets verlengt.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.