Draaiboek voor een Microsoft 365-migratie
Mailboxen zijn het makkelijke deel. Wat een migratie verlengt is alles wat stilletjes tegen de oude omgeving authenticeert en dat niemand heeft opgeschreven.
Een Microsoft 365-migratie voor honderd gebruikers met rechttoe rechtaan mailboxen kost een paar weken inclusief pilot. Gedeelde mailboxen, openbare mappen, applicaties op eigen hardware die tegen de oude directory authenticeren en onaangeroerde archieven zijn wat het verlengt.
Migreer in golven, nooit in een keer, en zet minstens een lastige gebruiker in de pilot. Een pilot van enthousiaste vrijwilligers bewijst niets.
Twee dingen die mensen vergeten: Microsoft 365 wordt niet voor je geback-upt, en de oude omgeving moet bereikbaar blijven tot de laatste afhankelijkheid aantoonbaar dood is.
Begin met inventariseren, niet met plannen
Elke migratie die misging, ging mis omdat er halverwege iets ontdekt werd. De inventarisatie is de goedkoopste verzekering die er is, en het kost dagen in plaats van weken.
Wat we in kaart brengen: mailboxgroottes en aantallen, gedeelde mailboxen en wie ze echt gebruikt, distributielijsten, openbare mappen, agendadelegaties, mobiele apparaten, elke applicatie die inlogt tegen de huidige directory, elk apparaat dat naar e-mail scant, en elk geautomatiseerd proces dat mail verstuurt. In die laatste categorie zitten de verrassingen: het facturatiesysteem, het alarmpaneel, de multifunctional op de gang.
Migreer in golven
| Golf | Wie | Doel |
|---|---|---|
| Pilot | Vijf tot tien gebruikers, waaronder minstens twee lastige | Problemen vinden zolang ze goedkoop zijn |
| Golf een | Een afdeling zonder klantcontact | Het proces op schaal bewijzen zonder blootstelling |
| Golf twee en verder | Afdelingen, de grootste als laatste | Vast ritme, per golf een terugvalpad |
| Achterblijvers | Directie, gedeelde apparaten, alles wat afwijkt | Met de hand, apart ingepland |
Migreer het managementteam niet als eerste. Zij verdragen een probleem het slechtst en zijn het zichtbaarst als er een optreedt.
Zet een lastige gebruiker in de pilot
De neiging is om te piloten met mensen die enthousiast zijn over techniek. Die melden dat alles goed ging, want zij werken zonder het te merken om problemen heen. De persoon die je wilt hebben is degene met veertien jaar mail, zes gedelegeerde agenda’s en een mobiel apparaat dat sinds 2023 niemand heeft bijgewerkt.
Gaat die migratie schoon, dan gaat de rest ook schoon. Gaat hij niet schoon, dan heb je het probleem in week een gevonden in plaats van in golf vier.
Wat altijd langer duurt dan gepland
- Archieven. Persoonlijke mappen op netwerkschijven die niemand in jaren geopend heeft maar die iedereen weigert kwijt te raken.
- Gedeelde mailboxen. Rechten die zich over tien jaar opgestapeld hebben, de helft voor mensen die vertrokken zijn.
- Openbare mappen. Vrijwel altijd meer gebruikt dan iemand bij aanvang toegeeft.
- Apparaten die naar e-mail scannen. Multifunctionals met een vastgezette SMTP-instelling en een wachtwoord dat niemand heeft.
- Applicaties met een eigen directorykoppeling. Bedrijfssoftware, een Citrix-omgeving, een oud intranet.
Identiteit is de migratie, de rest is data
De mailboxverhuizing is mechanisch. Het deel dat verandert hoe de organisatie werkt is identiteit: single sign-on, multifactor en conditional access. Doe dat goed en de rest volgt; doe dat fout en elke applicatie wordt een aparte klacht.
Wij zetten multifactor op voor de migratie in plaats van erna, want achteraf betekent dat je mensen twee keer vraagt te veranderen. Waar een omgeving Okta naast Microsoft Entra gebruikt, spreken we voor de eerste golf af welke van de twee leidend is.
Back-up vanaf dag een
Microsoft garandeert de beschikbaarheid van de dienst, niet de herstelbaarheid van je inhoud nadat een bewaartermijn verstreken is. Een verwijderde mailbox, een opgeschoonde SharePoint-site of een opgeruimd Teams-kanaal is een beperkte periode terug te halen en daarna niet meer.
Wij zetten een aparte back-up neer als onderdeel van de migratie en niet als later project. De redenering staat onder data en continuïteit.
De twee weken erna
Een migratie is niet klaar als de laatste mailbox verhuisd is. Houd de oude omgeving bereikbaar, kijk naar mailstromen die nog de oude route pakken, en verwacht in de eerste twee weken een golf kleine vragen die niets met de migratie te maken heeft en alles met mensen die een veranderd scherm opmerken.
De desk in die twee weken goed bezetten is wat bepaalt of mensen de migratie als soepel onthouden. Wat wij daarin doen staat beschreven onder cloud diensten.
Vragen die we hierover krijgen
Wat voor elke migratie langskomt.
Hoe lang duurt een Microsoft 365-migratie?
Voor honderd gebruikers met rechttoe rechtaan mailboxen een paar weken inclusief pilot. Gedeelde mailboxen, openbare mappen, applicaties op eigen hardware die tegen de oude directory authenticeren en grote archieven verlengen het. Die inventariseren we voordat we een doorlooptijd noemen, niet erna.
Raken gebruikers e-mail kwijt tijdens de migratie?
Nee. Mail wordt gedurende de hele migratie afgeleverd; wat verandert is waar de mailbox staat. Het zichtbare effect voor de meeste gebruikers is een herstart van de mailclient en opnieuw inloggen op hun telefoon.
Hebben we na de overstap naar Microsoft 365 nog een back-up nodig?
Ja. Microsoft beschermt de beschikbaarheid van het platform en biedt beperkte bewaring voor verwijderde items, maar zodra die termijn verstrijkt is de inhoud weg. Een aparte back-up is standaard in elke migratie die wij draaien.
Kunnen we per afdeling migreren?
Ja, en dat raden we aan. Golven houden het terugvalpad klein en laten de desk vragen in een behapbaar tempo opvangen. Iedereen in een weekend migreren concentreert elk probleem in dezelfde maandagochtend.
Waar dit bij ons terechtkomt
Waar een migratie terechtkomt.
Wil je dit voor je eigen locaties laten bekijken?
Een half uur bellen is meestal genoeg om te weten of wij de juiste partij zijn, en we zeggen het als we dat niet zijn.