Software y licencias, sin sorpresas
El software es la categoría donde el gasto sube en silencio: una suscripción que se renueva sola, veinte licencias de gente que ya no trabaja allí y un programa pagado dos veces porque dos departamentos lo compraron por separado. Esta página ordena los tipos y señala dónde se tuerce.
Seis tipos de licencia
La clasificación de la distribución enumera dieciséis. Esto es a lo que se reducen en la práctica.
- Sistemas operativosWindows, Linux con soporte y las licencias de servidor por debajo. Con Linux no compra software sino una suscripción de soporte y actualizaciones.
- Ofimática y colaboraciónMicrosoft 365, Google Workspace y lo que cuelga alrededor. Suele ser la partida mayor y aquella en la que el número de licencias se aleja antes del número de personas.
- SeguridadAntimalware, filtros de correo, bóvedas de contraseñas y detección en el puesto. Casi siempre por usuario o por dispositivo, y casi siempre por año.
- Virtualización e infraestructuraHipervisores, plataformas de contenedores y herramientas de gestión. Es la categoría cuyo modelo de licencia más ha cambiado en los últimos años, así que una renovación merece una conversación.
- Copia y recuperaciónPor máquina, por usuario o por terabyte. Calcule cuál de las tres es, porque decide si la factura crece con la organización o con los datos.
- Software sectorialDiseño, contabilidad, paquetes de sector. Aquí suele decidir la máquina o el sector y hay poco que elegir.
Tres cosas que cuestan dinero sin que se note
Las tres se evitan con una lista que esté al día.
- Licencias que ya nadie usaAlguien se va y la cuenta sigue. Con licencia mensual eso es dinero cada mes, y solo se ve cuando alguien pone la factura junto a la lista de personal.
- Renovaciones automáticasUna suscripción que se renueva en silencio a una tarifa pactada hace un año. Ponga las fechas en un calendario, porque el proveedor no lo hará por usted.
- Lo mismo dos vecesDos departamentos compran por separado un programa que hace lo mismo. Un único inventario de lo que corre, y de quién lo usa, lo saca a la luz en una tarde.
Lo que va con esto
Las licencias van pegadas a la gestión y a la seguridad.
Saber qué corre de verdad
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