Cloudabonnementen, en de rekening erachter
Cloud is verschoven van een aanschaf naar een abonnement, en daarmee van een beslissing per project naar een bedrag dat elke maand doorloopt. Deze pagina gaat over die kant: wat u afneemt, wanneer het verlengt en hoe u eraf komt.
Vijf soorten afname
Ze staan op één factuur en volgen verschillende regels.
- Werkplek en samenwerkingMicrosoft 365, Google Workspace en wat eraan hangt. Per gebruiker en per maand, en de post die het hardst meegroeit met het personeelsbestand, en het traagst weer krimpt.
- BeveiligingVirusbescherming, e-mailfilters, kluizen en detectie. Vrijwel altijd per gebruiker of per apparaat, en meestal met een jaartermijn eronder ook al staat er "maandelijks".
- Back-up en herstelPer postvak, per machine of per terabyte. Welke van de drie bepaalt of de rekening meegroeit met de organisatie of met de hoeveelheid data, en dat verschil loopt in jaren ver uiteen.
- InfrastructuurServers, opslag en databases per uur of per maand. Hier is opzeggen makkelijk en vergeten uit te zetten duur: een testomgeving die blijft draaien is de meest voorkomende verrassing op deze factuur.
- Vakspecifieke dienstenBranchepakketten en losse toepassingen die een afdeling zelf heeft aangeschaft. Deze staan zelden op de IT-factuur en wel op die van de afdeling.
Grip krijgen in drie stappen
De eerste levert bijna altijd direct geld op.
Naast elkaar leggen wat er loopt
De facturen naast de personeelslijst en naast de aanmeldgegevens. Licenties voor mensen die zijn vertrokken, dubbele pakketten en abonnementen die niemand meer opent komen hier boven water.
De verlengdata vastleggen
Per abonnement de einddatum en de opzegtermijn in één agenda. Een stilzwijgende verlenging tegen het tarief van vorig jaar is geld dat je verliest door niet te kijken.
Afspreken wie erbij mag kopen
Zonder afspraak koopt elke afdeling zelf en staat er over twee jaar drie keer hetzelfde. Eén plek waar het langsgaat is genoeg; het hoeft niet de IT-afdeling te zijn.
Wat hier bij hoort
Abonnementen raken de cloud, het beheer en de kosten.
Weten wat er elke maand afgaat
Stuur de facturen van een maand. Je krijgt terug wat er dubbel loopt, wat er ongebruikt is en wanneer er iets verlengt.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.