Printers, en wat ze werkelijk kosten
Bij printers is de aanschaf zelden de kostenpost. Wat telt is de prijs per pagina over vijf jaar, en die staat niet op de doos. Deze pagina zet de soorten op een rij en zegt per soort waar de rekening zit.
Wat eronder valt
Vijf soorten, vijf verschillende rekensommen
Ze staan onder één kop in de catalogus en lossen verschillende dingen op.
- LaserprintersHet werkpaard van een kantoor. Snel, droog en goedkoop per pagina zodra het volume oploopt. Voor alles wat de hele dag doorloopt is dit de standaard.
- InkjetGoedkoper in aanschaf en duurder per pagina, tenzij het een zakelijke inkjet met tankvulling is. Bij lage volumes drogen cartridges uit, en dat is een kostenpost die niemand begroot.
- LabelprintersVoor etiketten die op een doos blijven zitten en een scanner moeten halen. Een andere machine dan een bonprinter, met andere verbruiksartikelen en een andere levensduur.
- Bonprinters en kassaprintersVoor de toonbank. Ze horen bij de kassa-apparatuur en niet bij het kantoor, en de aansturing loopt via de kassasoftware.
- Grootformaat en specialistischPlotters voor tekeningen, kaartprinters voor toegangspassen. Aparte werelden met eigen verbruik en eigen onderhoud.
De echte kosten
Drie dingen die de rekening bepalen
Alle drie staan ze buiten de offerte voor de machine zelf.
- De prijs per paginaToner of inkt, gedeeld door het aantal pagina’s dat een vulling haalt. Reken het uit voor de machines die je overweegt: het verschil tussen twee printers van dezelfde prijs loopt over vijf jaar op tot een veelvoud van de aanschaf.
- Wie er beheert en bijwerktEen netwerkprinter is een computer met een besturingssysteem en een webinterface. Hij staat in het netwerk, hij krijgt zelden updates, en dat maakt hem een van de makkelijkste ingangen die er is.
- Wat er van de printer af komtAfdrukken die in de la blijven liggen zijn zowel geld als een risico. Beveiligd afdrukken (de opdracht komt pas uit de machine als iemand ernaast staat) lost allebei op en kost niets extra’s aan hardware.
Wat hier bij hoort
Een printer staat in het netwerk en hoort dus bij meer dan inkoop.
Afdrukken dat niet uit de hand loopt
Vertel hoeveel er per maand wordt afgedrukt en waar. Je krijgt een voorstel met de prijs per pagina erbij gerekend, en niet alleen de aanschaf.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.