Printen en documentstromen
Niemand zet printen op een roadmap. Het krijgt twee keer aandacht: als een migratie het scannen naar e-mail sloopt, en als een auditor vraagt wie de documenten kan lezen die op het apparaat in de gang staan.
Een moderne multifunctional is een netwerkcomputer met een harde schijf, een adresboek en een webinterface, en meestal is het het minst onderhouden apparaat in het pand. Hij hoort op een eigen segment met een beheerderswachtwoord dat niet de fabrieksinstelling is.
Scannen naar e-mail is wat sneuvelt bij een mailmigratie, want dat authenticeert met instellingen die jaren geleden zijn vastgezet door iemand die vertrokken is. Inventariseer die apparaten voor de migratie in plaats van ze erna te ontdekken.
Beveiligd vrijgeven, waarbij een opdracht pas print als de persoon bij het apparaat staat, haalt het vertrouwelijkheidsprobleem weg en verlaagt het volume met tien tot twintig procent, omdat niet-opgehaalde opdrachten nooit geprint worden.
Een multifunctional is een computer
Hij heeft een besturingssysteem, een harde schijf die opslaat wat erdoorheen gaat, een adresboek met iedereen in de organisatie, een webinterface, en vaak een fabrieksbeheerderswachtwoord dat niemand gewijzigd heeft. Hij staat op een gang, is fysiek bereikbaar voor iedereen die binnenloopt, en zit vrijwel nooit in de patchcyclus.
Zo opgesomd is het duidelijk een risico, en toch is het het apparaat dat het vaakst van de inventarisatie ontbreekt. De oplossing is niet exotisch: een eigen netwerksegment, een gewijzigd beheerderswachtwoord, schijfversleuteling aan, en de firmware in het onderhoudsritme.
Scannen naar e-mail is de migratiemijn
Elke mailmigratie die we gedraaid hebben leverde minstens een apparaat op dat stopte met scannen. De instellingen zijn ingevoerd toen de machine geplaatst werd, ze gebruiken een mailbox waarvan niemand zich herinnert hem aangemaakt te hebben, en het wachtwoord staat op een sticker aan de binnenkant van de klep als je geluk hebt.
Inventariseer die apparaten voor de migratie en niet erna. Welke machines mail versturen, vanaf welk account, en met welke methode. Het kost een uur en het voorkomt een week klachten van de afdeling die facturen scant.
De volledige inventarisatielijst staat in het migratiedraaiboek.
Beveiligd vrijgeven verdient zich dubbel terug
Het patroon is herkenbaar: een printopdracht ligt een uur in de lade, soms met iets vertrouwelijks erin, en soms haalt niemand hem op.
Beveiligd vrijgeven houdt de opdracht vast tot de persoon bij het apparaat staat en zich identificeert met een pas of een code. Dat lost het vertrouwelijkheidsprobleem op, en het haalt ook de opdrachten weg die niemand ophaalt, wat in de meeste organisaties tien tot twintig procent van het volume is. Die besparing is echt en hij is in het eerste kwartaal al zichtbaar.
Wat printen echt kost
| Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
| Verbruiksmateriaal | De grootste doorlopende post, en waar contracten per pagina helpen of juist niet |
| Hardware | Vaak geleased; controleer wat er aan het eind van de looptijd gebeurt |
| Support en bezoeken | Fors lager met minder maar betere apparaten |
| Verspilde uitvoer | Niet-opgehaalde opdrachten, tien tot twintig procent zonder beveiligd vrijgeven |
| Papier en energie | Los klein, over een jaar zichtbaar |
De meest voorkomende inefficientie is te veel kleine apparaten. Drie goed geplaatste multifunctionals zijn goedkoper in gebruik dan elf bureauprinters, en ze leveren een fractie van de supportmeldingen op.
Bij scannen zit de waarde
Voor de meeste organisaties zit de interessante helft niet in printen maar in de richting terug naar binnen: facturen, pakbonnen, ondertekende documenten en post die op papier binnenkomt en doorzoekbare registratie moet worden.
Aparte documentscanners zoals de Fujitsu fi-serie doen dat veel beter dan een multifunctional, en waar het volume echt is verdienen ze zich snel terug. Epson dekt zowel scannen als projectie, en Zebra doet de labelkant waar documenten geproduceerd moeten worden in plaats van vastgelegd.
Documenten hebben een bewaartermijnvraag
Zodra documenten digitaal zijn, vallen ze onder dezelfde bewaarregels als al het andere, en belanden ze in de back-up. Dat heeft twee gevolgen: alles voor altijd bewaren kost geld, en het is ook een risico als er een verzoek binnenkomt over wat je bewaart.
Spreek per categorie af hoe lang je bewaart, pas het toe in het systeem in plaats van in een beleidsdocument dat niemand handhaaft, en zorg dat de bewaartermijn van de back-up daarop aansluit. Waar dat in het bredere ontwerp past staat in data en continuïteit.
Vragen die we hierover krijgen
Wat langskomt als printen op de agenda komt.
Is een multifunctional een beveiligingsrisico?
Dat kan, en meestal is het het minst onderhouden apparaat in het pand. Hij slaat op wat erdoorheen gaat, bevat een adresboek, heeft een webinterface en vaak een fabrieksbeheerderswachtwoord. Een eigen segment, een gewijzigd wachtwoord, schijfversleuteling en firmware in de patchcyclus lossen het meeste op.
Waarom stopte het scannen na onze mailmigratie?
Omdat het apparaat authenticeert met instellingen die jaren geleden tegen de oude mailomgeving zijn ingevoerd. Het is het meest voorkomende slachtoffer van een migratie en het is volledig te vermijden door voor de start te inventariseren welke apparaten mail versturen.
Bespaart beveiligd vrijgeven geld?
Ja, meestal tien tot twintig procent van het volume, want opdrachten die niemand ophaalt worden nooit geprint. Het vertrouwelijkheidsvoordeel is de reden dat organisaties het kopen; de volumedaling is waarom het zichzelf terugverdient.
Hoeveel printers hoort een kantoor te hebben?
Minder dan de meeste hebben. Drie goed geplaatste multifunctionals zijn doorgaans goedkoper in gebruik en leveren minder supportmeldingen op dan een stuk of twaalf bureauprinters, en ze zijn makkelijker gepatcht en beveiligd te houden.
Waar dit bij ons terechtkomt
Waar dit zit.
Wil je dit voor je eigen locaties laten bekijken?
Een half uur bellen is meestal genoeg om te weten of wij de juiste partij zijn, en we zeggen het als we dat niet zijn.