Impression et flux documentaires
Personne ne met l’impression dans une feuille de route. Elle attire l’attention deux fois : quand une migration casse le scan vers courriel, et quand un auditeur demande qui peut lire les documents stockés sur la machine du couloir.
Un multifonction moderne est un ordinateur en réseau avec un disque dur, un carnet d’adresses et une interface web, et c’est en général l’appareil le moins entretenu du bâtiment. Sa place est sur son propre segment, avec un mot de passe administrateur qui n’est pas celui d’usine.
Le scan vers courriel est ce qui casse lors d’une migration de messagerie, parce qu’il s’authentifie avec des réglages saisis il y a des années par quelqu’un qui est parti. Inventoriez ces appareils avant la migration plutôt que de les découvrir après.
L’impression à libération sécurisée, où le travail ne sort qu’une fois la personne devant la machine, supprime le problème de confidentialité et réduit le volume de dix à vingt pour cent, car ce que personne ne récupère n’est jamais imprimé.
Un multifonction est un ordinateur
Il a un système d’exploitation, un disque dur qui conserve ce qui passe par lui, un carnet d’adresses contenant toute l’organisation, une interface web et fréquemment un mot de passe administrateur d’usine que personne n’a changé. Il est dans un couloir, physiquement accessible à quiconque entre, et il n’est presque jamais inclus dans le cycle de correctifs.
Présenté ainsi, le risque saute aux yeux, et pourtant c’est l’appareil le plus souvent absent de l’inventaire. Le remède n’a rien d’exotique : son propre segment réseau, un mot de passe administrateur changé, le chiffrement du disque activé et le micrologiciel intégré au rythme de maintenance.
Le scan vers courriel est la mine de la migration
Toutes les migrations de messagerie que nous avons menées ont produit au moins un appareil qui a cessé de numériser. Les réglages ont été saisis à l’installation de la machine, ils utilisent une boîte que personne ne se souvient d’avoir créée, et le mot de passe est sur une étiquette à l’intérieur du capot si vous avez de la chance.
Inventoriez ces appareils avant la migration, pas après. Quelles machines envoient du courrier, depuis quel compte et par quelle méthode. Cela prend une heure et évite une semaine de plaintes du service qui numérise les factures.
La libération sécurisée se rembourse deux fois
Le schéma est connu : un travail d’impression reste une heure dans le bac, contenant parfois quelque chose de confidentiel, et parfois personne ne vient le chercher.
La libération sécurisée retient le travail jusqu’à ce que la personne soit devant la machine et s’identifie avec un badge ou un code. Cela règle le problème de confidentialité, et cela supprime aussi les travaux que personne ne récupère, soit dans la plupart des organisations dix à vingt pour cent du volume. L’économie est réelle et se voit dès le premier trimestre.
Ce que l’impression coûte réellement
| Poste | Remarque |
|---|---|
| Consommables | Le premier coût récurrent, et là où les contrats à la page aident ou pénalisent |
| Matériel | Souvent en location ; vérifiez ce qui se passe en fin de contrat |
| Support et déplacements | Fortement réduits avec moins d’appareils, mais meilleurs |
| Sorties gaspillées | Travaux non récupérés, dix à vingt pour cent sans libération sécurisée |
| Papier et énergie | Peu isolément, visible sur une année |
L’inefficacité la plus fréquente, ce sont les appareils trop nombreux et trop petits. Trois multifonctions bien placés coûtent moins cher à exploiter que onze imprimantes de bureau, et génèrent une fraction des appels au support.
La valeur est dans la numérisation
Pour la plupart des organisations, la moitié intéressante n’est pas l’impression mais le sens inverse : factures, bons de livraison, documents signés et courrier qui arrivent sur papier et doivent devenir des enregistrements consultables.
Les scanners documentaires dédiés, comme la série fi de Fujitsu, s’en sortent bien mieux qu’un multifonction, et là où le volume est réel ils se remboursent vite. Epson couvre la numérisation et la projection, et Zebra s’occupe du côté étiquettes, où les documents doivent être produits plutôt que capturés.
Les documents posent une question de conservation
Une fois numériques, les documents relèvent des mêmes règles de conservation que le reste, et ils finissent dans la sauvegarde. Deux conséquences : tout garder indéfiniment coûte de l’argent, et c’est aussi un risque si une demande arrive pour savoir ce que vous détenez.
Convenez de la durée de conservation par catégorie, appliquez-la dans le système et non dans une note de politique que personne ne fait respecter, et assurez-vous que la rétention de la sauvegarde correspond. La place de tout cela dans la conception d’ensemble est sous sauvegarde et continuité.
Ce qu’on nous demande à ce sujet
Ce qui revient quand l’impression arrive à l’ordre du jour.
Un multifonction est-il un risque de sécurité ?
Il peut l’être, et c’est en général l’appareil le moins entretenu du bâtiment. Il conserve ce qui passe par lui, détient un carnet d’adresses, possède une interface web et souvent un mot de passe administrateur d’usine. Son propre segment, un mot de passe changé, le chiffrement du disque et le micrologiciel dans le cycle de correctifs règlent l’essentiel.
Pourquoi la numérisation s’est-elle arrêtée après notre migration de messagerie ?
Parce que l’appareil s’authentifie avec des réglages saisis il y a des années contre l’ancien environnement de messagerie. C’est la victime la plus fréquente d’une migration et c’est entièrement évitable en inventoriant les appareils qui envoient du courrier avant de commencer.
L’impression à libération sécurisée fait-elle économiser ?
Oui, généralement dix à vingt pour cent du volume, parce que les travaux que personne ne récupère ne sont jamais imprimés. Le bénéfice de confidentialité est la raison pour laquelle on l’achète ; la baisse de volume est la raison pour laquelle elle se rembourse.
De combien d’imprimantes avons-nous besoin ?
Presque toujours moins qu’il n’y en a. Trois multifonctions bien placés coûtent moins cher à exploiter que onze imprimantes de bureau et génèrent une fraction des appels au support. Le point de départ est de regarder où l’on imprime réellement, pas où il y a une machine.
Où cela s’inscrit dans notre travail
Où cela se situe.
Envie qu’on regarde votre parc d’impression ?
Une demi-heure au téléphone suffit généralement à savoir si nous sommes le bon interlocuteur, et nous le dirons si ce n’est pas le cas.