Impresión y flujos documentales
Nadie pone la impresión en una hoja de ruta. Recibe atención dos veces: cuando una migración rompe el escaneo a correo, y cuando un auditor pregunta quién puede leer los documentos guardados en la máquina del pasillo.
Una multifunción moderna es un ordenador en red con disco duro, libreta de direcciones e interfaz web, y suele ser el dispositivo peor mantenido del edificio. Le corresponde su propio segmento y una contraseña de administrador que no sea la de fábrica.
El escaneo a correo es lo que se rompe en una migración de correo, porque se autentica con ajustes grabados hace años por alguien que ya no está. Inventaría esos dispositivos antes de la migración en lugar de descubrirlos después.
La impresión con liberación segura, en la que el trabajo solo sale cuando la persona está en la máquina, elimina el problema de confidencialidad y recorta el volumen entre un diez y un veinte por ciento, porque lo que nadie recoge nunca llega a imprimirse.
Una multifunción es un ordenador
Tiene sistema operativo, un disco duro que guarda lo que pasa por él, una libreta de direcciones con toda la organización, una interfaz web y con frecuencia una contraseña de administrador de fábrica que nadie cambió. Está en un pasillo, es físicamente accesible para cualquiera que entre, y casi nunca entra en el ciclo de parches.
Enumerado así el riesgo es evidente, y aun así es el dispositivo que más veces falta en el inventario. La solución no es exótica: su propio segmento de red, una contraseña de administrador cambiada, el cifrado de disco activado y el firmware dentro del ritmo de mantenimiento.
El escaneo a correo es la mina de la migración
Todas las migraciones de correo que hemos hecho han dejado al menos un dispositivo que dejó de escanear. Los ajustes se metieron cuando se instaló la máquina, usan un buzón que nadie recuerda haber creado, y la contraseña está en una pegatina dentro de la tapa frontal si hay suerte.
Inventaría esos dispositivos antes de la migración, no después. Qué máquinas envían correo, desde qué cuenta y con qué método. Cuesta una hora y evita una semana de quejas del departamento que escanea facturas.
La liberación segura se paga dos veces
El patrón es conocido: un trabajo de impresión se queda una hora en la bandeja, a veces con algo confidencial dentro, y a veces no lo recoge nadie.
La liberación segura retiene el trabajo hasta que la persona está en la máquina y se identifica con una tarjeta o un código. Eso resuelve el problema de confidencialidad, y además elimina los trabajos que nadie recoge, que en la mayoría de las organizaciones son entre un diez y un veinte por ciento del volumen. El ahorro es real y aparece en el primer trimestre.
Qué cuesta de verdad imprimir
| Componente | Nota |
|---|---|
| Consumibles | El mayor coste recurrente, y donde los contratos por página ayudan o perjudican |
| Hardware | A menudo en renting; comprueba qué pasa al final del plazo |
| Soporte y desplazamientos | Se reduce mucho teniendo menos dispositivos y mejores |
| Salida desperdiciada | Trabajos sin recoger, entre un diez y un veinte por ciento sin liberación segura |
| Papel y energía | Poco por separado, visible a lo largo de un año |
La ineficiencia más habitual son demasiados dispositivos pequeños. Tres multifunciones bien colocadas cuestan menos de mantener que once impresoras de sobremesa, y generan una fracción de las llamadas al soporte.
El valor está en el escaneo
Para la mayoría de las organizaciones la mitad interesante no es imprimir sino el sentido contrario: facturas, albaranes, documentos firmados y correo que llegan en papel y tienen que convertirse en registros que se puedan buscar.
Los escáneres documentales dedicados, como la serie fi de Fujitsu, resuelven eso bastante mejor que una multifunción, y donde el volumen es real se amortizan rápido. Epson cubre escaneo y proyección, y Zebra se ocupa del lado de las etiquetas, donde los documentos hay que producirlos en lugar de capturarlos.
Los documentos traen una pregunta de retención
Una vez que los documentos son digitales caen bajo las mismas reglas de conservación que todo lo demás, y acaban en la copia de seguridad. Eso tiene dos consecuencias: guardarlo todo para siempre cuesta dinero, y además es una responsabilidad si llega una solicitud preguntando qué tienes.
Acuerda cuánto tiempo se conserva cada categoría, aplícalo en el sistema y no en un documento de política que nadie hace cumplir, y asegúrate de que la retención de la copia coincide. Dónde encaja eso en el diseño general está en copias y continuidad.
Lo que nos preguntan sobre esto
Lo que sale cuando la impresión llega al orden del día.
¿Es una multifunción un riesgo de seguridad?
Puede serlo, y suele ser el dispositivo peor mantenido del edificio. Guarda lo que pasa por él, tiene una libreta de direcciones, una interfaz web y a menudo una contraseña de administrador de fábrica. Su propio segmento, una contraseña cambiada, el cifrado de disco y el firmware en el ciclo de parches resuelven la mayor parte.
¿Por qué dejó de escanear tras nuestra migración de correo?
Porque el dispositivo se autentica con ajustes introducidos hace años contra el entorno de correo antiguo. Es la víctima más habitual de una migración y es totalmente evitable inventariando qué dispositivos envían correo antes de empezar.
¿Ahorra dinero la impresión con liberación segura?
Sí, normalmente entre un diez y un veinte por ciento del volumen, porque los trabajos que nadie recoge no llegan a imprimirse. El beneficio de confidencialidad es la razón por la que se compra; la reducción de volumen es la razón por la que se paga sola.
¿Cuántas impresoras necesitamos?
Casi siempre menos de las que hay. Tres multifunciones bien colocadas cuestan menos de mantener que once impresoras de sobremesa y generan una fracción de las llamadas al soporte. El punto de partida es mirar dónde se imprime de verdad, no dónde hay una máquina.
Dónde encaja esto en nuestro trabajo
Dónde se sitúa.
¿Quieres que miremos tu parque de impresión?
Media hora de llamada suele bastar para saber si somos la parte adecuada, y lo diremos si no lo somos.