Una guía de migración a Microsoft 365
Los buzones son la parte fácil. Lo que alarga una migración es todo aquello que se autentica en silencio contra el entorno antiguo y que nadie apuntó.
Una migración a Microsoft 365 para cien usuarios con buzones sencillos lleva unas semanas, piloto incluido. Lo que la alarga son los buzones compartidos, las carpetas públicas, las aplicaciones locales que se autentican contra el directorio antiguo y los archivos históricos que nadie ha tocado.
Migra por oleadas, nunca todo de golpe, y mete al menos un usuario difícil en el piloto. Un piloto de voluntarios entusiastas no demuestra nada.
Dos cosas que se olvidan: Microsoft 365 no lo respalda Microsoft por ti, y el entorno antiguo tiene que seguir accesible hasta confirmar que la última dependencia está muerta.
Empieza por un inventario, no por un plan
Todas las migraciones que salen mal salen mal porque algo se descubrió a mitad de camino. El inventario es el seguro más barato que existe, y lleva días y no semanas.
Lo que listamos: tamaño y número de buzones, buzones compartidos y quién los usa de verdad, listas de distribución, carpetas públicas, delegaciones de calendario, dispositivos móviles, cada aplicación que inicia sesión contra el directorio actual, cada dispositivo que escanea a correo y cada proceso automático que envía correo. Esa última categoría es donde viven las sorpresas: el sistema de facturación, el panel de alarma, la multifunción del pasillo.
Migra por oleadas
| Oleada | Quién | Para qué |
|---|---|---|
| Piloto | De cinco a diez usuarios, con al menos dos difíciles | Encontrar los problemas mientras son baratos |
| Primera oleada | Un departamento que no da la cara al cliente | Probar el proceso a escala sin exposición |
| Segunda y siguientes | Departamentos, el mayor el último | Ritmo estable, una vía de vuelta atrás por oleada |
| Rezagados | Dirección, dispositivos compartidos, lo inusual | Acompañados, agendados uno a uno |
No migres al equipo directivo el primero. Es el menos tolerante con un problema y el más visible cuando ocurre.
Mete un usuario difícil en el piloto
El instinto es hacer el piloto con gente entusiasta de la tecnología. Van a informar de que todo fue bien, porque sortean los problemas sin darse cuenta. La persona que quieres es la que tiene catorce años de correo, seis calendarios delegados y un móvil que nadie ha actualizado desde 2023.
Si esa migración sale limpia, el resto también. Y si no, has encontrado el problema en la primera semana en lugar de en la cuarta oleada.
Qué tarda siempre más de lo previsto
- Los archivos históricos. Carpetas personales en unidades de red que nadie ha abierto en años pero que todo el mundo se niega a perder.
- Los buzones compartidos. Permisos acumulados durante una década, la mitad de personas que ya se fueron.
- Las carpetas públicas. Casi siempre más usadas de lo que nadie admite al principio.
- Los dispositivos que escanean a correo. Multifunciones con un ajuste SMTP grabado y una contraseña que nadie tiene.
- Las aplicaciones con su propia conexión al directorio. Software de negocio, un entorno Citrix, una intranet antigua.
La migración es la identidad, lo demás son datos
Mover el buzón es mecánico. La parte que cambia cómo trabaja la organización es la identidad: inicio de sesión único, autenticación multifactor y acceso condicional. Si eso sale bien, lo demás va detrás; si sale mal, cada aplicación se convierte en una queja aparte.
Montamos la autenticación multifactor antes de la migración y no después, porque hacerlo después significa pedir a la gente que cambie dos veces. Cuando un parque usa Okta junto a Microsoft Entra, acordamos cuál manda antes de la primera oleada.
Respáldalo desde el primer día
Microsoft garantiza la disponibilidad del servicio, no la recuperabilidad de tu contenido una vez pasada la ventana de retención. Un buzón eliminado, un sitio de SharePoint purgado o un canal de Teams que alguien ordenó se recuperan durante un periodo limitado y después ya no.
Ponemos una copia separada como parte de la migración, no como un proyecto posterior. El razonamiento está en copias y continuidad.
Las dos semanas de después
Una migración no termina cuando se mueve el último buzón. Mantén accesible el entorno antiguo, vigila el flujo de correo por si algo sigue enrutando por el camino viejo, y cuenta con una oleada de preguntas pequeñas en la primera quincena que no tienen nada que ver con la migración y todo que ver con que la gente nota una interfaz distinta.
Dotar bien el service desk esas dos semanas es lo que decide si la gente recuerda la migración como suave. Lo que asumimos se describe en servicios cloud.
Lo que nos preguntan sobre esto
Lo que sale antes de cada migración.
¿Cuánto dura una migración a Microsoft 365?
Para cien usuarios con buzones sencillos, unas semanas incluyendo el piloto. Lo que la alarga son los buzones compartidos, las carpetas públicas, los archivos históricos y las aplicaciones que se autentican contra el directorio antiguo. El inventario previo es lo que hace fiable esa estimación.
¿A quién deberíamos meter en el piloto?
Al menos a un usuario difícil: mucho correo acumulado, varios calendarios delegados, un móvil antiguo. Un piloto de voluntarios entusiastas informa de que todo fue bien porque sortean los problemas sin darse cuenta, y esos problemas reaparecen en la cuarta oleada.
¿Seguimos necesitando copia de seguridad tras pasar a Microsoft 365?
Sí. Microsoft protege la disponibilidad de la plataforma y ofrece una retención limitada de los elementos eliminados, pero una vez pasada esa ventana el contenido desaparece. Una copia separada es estándar en cada migración que hacemos.
¿Podemos migrar departamento por departamento?
Sí, y lo recomendamos. Las oleadas mantienen pequeña la vuelta atrás y dejan que el service desk absorba las preguntas a un ritmo manejable. Migrar a todo el mundo en un fin de semana concentra todos los problemas en el mismo lunes por la mañana.
Dónde encaja esto en nuestro trabajo
Dónde aterriza una migración.
¿Quieres que miremos tu migración?
Media hora de llamada suele bastar para saber si somos la parte adecuada, y lo diremos si no lo somos.