Implantar la IA sin regalar sus datos
Su gente ya usa IA, casi siempre con una cuenta personal. Nosotros lo sustituimos por un entorno gestionado: primero los permisos ordenados, después licencias de empresa y una política de una página que la gente sí lee. Copilot, Gemini, ChatGPT o Claude: la elección sale de dónde viven ya sus documentos.
La IA ya está, solo que no en sus condiciones
Ya no se trata de si su gente usa IA. La usa, casi siempre con una cuenta que también tiene en casa.
Alguien pega una carta de reclamación en un chat para sacar una respuesta correcta. Alguien pide que le resuman un presupuesto. Alguien pide una fórmula para una hoja de cálculo y pega al lado tres columnas de facturación real. No pasa por rebeldía, sino porque funciona y porque no se ha acordado nada. Quien no ofrece una opción se queda con la que la gente elige sola.
La distinción que cuenta no es qué proveedor se elige, sino si se está en la versión de empresa o en la de consumo. Un acuerdo empresarial dice si se entrena con lo que usted introduce, si hay contrato de encargado del tratamiento y dónde se procesa. Una cuenta gratuita no dice nada de eso, y así no tiene nada acordado bajo el RGPD sobre los datos personales que acaben ahí.
El trabajo de verdad está en los permisos
Un asistente que busca en sus archivos trabaja dentro de los permisos de quien pregunta. No se inventa accesos. Suena tranquilizador y no lo es: significa que enseña exactamente qué permisos de su entorno están de más. Un sitio que un día se puso en «toda la organización» porque era más rápido se vuelve localizable el día que enciende el asistente.
Por eso miramos primero qué está abierto a nivel de toda la organización y lo ordenamos antes del despliegue, no después. Ordenarlo después significa que el contenido ya ha salido.
Lo que no prometemos
No vendemos un modelo ni afirmamos que la IA hará su trabajo. Lo que produce el asistente es un borrador, y quien lo envía es el autor. Donde se trata de personas —candidaturas, evaluaciones, expedientes— no debería salir un resultado de un modelo sin que alguien lo mire. Eso también lo dejamos escrito en su política.
Qué montamos y gestionamos
Usted elige lo que necesita. Solo el diagnóstico, solo el despliegue, o el programa completo con política y acompañamiento, dentro del mismo contrato y con el mismo interlocutor.
Diagnóstico de permisos y carpetas compartidas
Qué sitios, carpetas y enlaces compartibles están abiertos a toda la organización, y qué hay dentro. Un informe que se tiene en un día y que sirve aunque no siga con la IA.
Montar licencias de empresa
El proveedor que encaja con dónde están sus documentos, en una suscripción de empresa con contrato de encargado. Incluidos los ajustes que deciden qué puede ver el asistente y qué no.
Bloquear cuentas de consumo
En cuanto hay una vía aprobada, cerramos la no deseada. Si no, el texto de la empresa sigue escapándose a cuentas sin contrato detrás y sin visibilidad para nadie.
Política de IA y contratos de encargado
Qué herramientas se permiten, qué no se mete dentro, quién sigue siendo responsable y a quién preguntar. Más los acuerdos con el proveedor, para que el papel coincida con la práctica.
Explicación para quien la usa
No un curso con diploma sino una explicación: qué puede y qué no, dónde produce disparates con aplomo, y qué no se le mete. Desde principios de 2025 es además una obligación.
Visibilidad de lo que se usa
Qué servicios de IA se usan con una cuenta de trabajo, visible a través de su proveedor de identidad. Así la lista sigue siendo cierta en lugar de aparecer algo al lado sin avisar.
Cuatro fases, con un piloto en medio
No todo a la vez. Lo que un grupo pequeño encuentre primero, de otro modo aparece para todos al mismo tiempo.
Diagnóstico
Inventariamos qué herramientas de IA ya se usan y cómo están los permisos: qué está abierto a toda la organización, qué enlaces compartibles no caducan, dónde hay datos que no deberían estar.
Ordenar
Se cierran los peores sitios y las carpetas sensibles quedan fuera de alcance, con etiquetas o excluyendo al asistente. Es la parte que cuesta tiempo y la que marca la diferencia.
Piloto con diez a veinte personas
Un grupo acotado con licencia de empresa, para ver qué sale en la práctica y ajustar la política antes de que entre el resto.
Despliegue, política y acompañamiento
El despliegue amplio, la página de acuerdos, la explicación para quien lo usa y el bloqueo de las versiones de consumo. Después queda dentro de la gestión habitual.
Encaja bien con la IA
La IA rara vez va sola. Estos son los servicios que más a menudo la acompañan.
Preguntas que nos hacen sobre esto
Las más habituales, respondidas en breve.
¿Qué proveedor de IA recomiendan?
Sale de dónde viven ya sus documentos, no de qué modelo puntúa mejor este mes. Si todo está en Microsoft 365, Copilot es el camino más corto porque está dentro de los programas que su gente ya abre y trabaja con sus permisos actuales. Si trabajan en Google Workspace, lo mismo vale para Gemini. Para trabajo que es sobre todo escribir y razonar, solemos poner ChatGPT o Claude al lado. Dos herramientas elegidas a propósito funcionan mejor que diez aparecidas solas.
¿Por qué empiezan por los permisos y no por la licencia?
Porque un asistente enseña lo que el usuario ya podía abrir. No se inventa accesos, pero en una sola consulta hace visible qué sitio de SharePoint se puso hace años en «toda la organización». No es un fallo de la IA: es un problema de permisos que sale a la luz el día que se enciende. Primero inventariamos qué está abierto a nivel de toda la organización, lo ordenamos y solo después desplegamos.
¿Qué resuelven ustedes respecto al Reglamento de IA?
Menos de lo que sugiere el nombre, y exactamente lo que sí aplica. El reglamento apunta sobre todo a quien construye sistemas de IA y a los usos de alto riesgo; un empleado que hace redactar un correo no entra ahí. Lo que vale para todos es que su gente entienda lo suficiente de IA para usarla con criterio. Escribimos esa política con usted, damos la explicación y nos aseguramos de que los contratos de encargado coincidan con lo que pasa de verdad.
¿Quiere saber qué encontraría un asistente en su casa?
En una primera conversación repasamos dónde está: qué herramientas ya se usan, cómo están sus permisos y cuál sería un primer paso sensato. También si la respuesta es esperar un poco más.
Conocimiento práctico de TI en tu bandeja
Nuevas guías sobre gestión, seguridad y el puesto de trabajo, escritas por quienes hacen el trabajo. Sin discursos comerciales, y puedes darte de baja con un clic.