Yapay zekâyı verinizi vermeden devreye almak
Çalışanlarınız yapay zekâyı zaten kullanıyor, çoğunlukla kişisel bir hesapla. Biz bunun yerine yönetilen bir ortam kuruyoruz: önce yetkiler temizlenir, sonra kurumsal lisanslar gelir ve insanların gerçekten okuduğu tek sayfalık bir politika yazılır. Copilot, Gemini, ChatGPT ya da Claude — seçim, belgelerinizin hâlihazırda nerede durduğundan çıkar.
Yapay zekâ zaten burada, yalnızca sizin koşullarınızla değil
Artık soru çalışanlarınızın yapay zekâ kullanıp kullanmadığı değil. Kullanıyorlar; çoğunlukla evde de sahip oldukları bir hesapla.
Biri düzgün bir yanıt çıkarmak için şikâyet mektubunu sohbet penceresine yapıştırıyor. Biri bir teklifi özetletiyor. Biri hesap tablosu formülü isterken yanına üç sütun gerçek ciro yapıştırıyor. Bu inatlaşmadan değil, işe yaradığı ve hiçbir şey kararlaştırılmadığı için oluyor. Seçenek sunmayan, insanların kendi yaptığı seçimle kalır.
Önemli olan ayrım hangi sağlayıcıyı seçtiğiniz değil, kurumsal sürümde mi bireysel sürümde mi olduğunuzdur. Kurumsal bir sözleşme, girdinizle eğitim yapılıp yapılmadığını, veri işleyen sözleşmesi olup olmadığını ve nerede işlendiğini söyler. Ücretsiz bir hesap bunların hiçbirini söylemez; oraya düşen kişisel veriler için kararlaştırılmış hiçbir şeyiniz olmaz.
Asıl iş yetkilerde
Kendi dosyalarınızda arama yapan bir asistan, soruyu soranın yetkileri içinde çalışır. Kendiliğinden erişim uydurmaz. Bu kulağa güven verici gelir ama değildir: ortamınızdaki hangi yetkilerin fazla geniş olduğunu tam olarak gösterir demektir. Daha hızlı olduğu için bir gün «kurumdaki herkes» olarak açılmış bir site, asistanı açtığınız gün bulunabilir hâle gelir.
Bu yüzden önce kurum genelinde neyin açık olduğuna bakar ve onu yaygınlaştırmadan önce temizleriz, sonrasında değil. Sonradan temizlemek, içeriğin çoktan dışarı çıkmış olması demektir.
Söz vermediklerimiz
Model satmıyoruz ve yapay zekânın işinizi devralacağını iddia etmiyoruz. Asistanın ürettiği bir taslaktır; gönderen kişi yazarıdır. İnsanlara dair konularda — başvurular, değerlendirmeler, dosyalar — biri bakmadan bir modelden sonuç çıkmamalıdır. Bunu politikanıza da böyle yazarız.
Neyi kurup yönetiyoruz
İhtiyacınız olanı seçersiniz. Yalnızca mevcut durum değerlendirmesi, yalnızca yaygınlaştırma ya da politika ve rehberlikle birlikte tüm süreç; aynı sözleşme içinde ve aynı muhatapla.
Yetkiler ve paylaşılan klasörler için mevcut durum değerlendirmesi
Hangi siteler, klasörler ve paylaşılabilir bağlantılar kurum geneline açık ve içlerinde ne var. Bir günde alacağınız ve yapay zekâyla devam etmeseniz de işinize yarayan bir rapor.
Kurumsal lisansların kurulumu
Belgelerinizin bulunduğu yere uyan sağlayıcı, veri işleyen sözleşmesi olan kurumsal bir abonelikle. Asistanın neyi görüp neyi göremeyeceğini belirleyen ayarlar dâhil.
Bireysel hesapları engellemek
Onaylı bir yol açıldığı anda istenmeyeni kapatırız. Aksi hâlde kurum metni, arkasında sözleşme olmayan ve kimsenin göremediği hesaplara sızmayı sürdürür.
Yapay zekâ politikası ve veri işleyen sözleşmeleri
Hangi araçlara izin var, içine ne girmez, kim sorumlu kalır ve soruyla nereye gidilir. Ayrıca sağlayıcıyla yapılan anlaşmalar, böylece kâğıt üstündeki uygulamayla örtüşür.
Kullananlara açıklama
Diplomalı bir kurs değil, bir açıklama: neyi yapıp neyi yapamayacağı, nerede kendinden emin biçimde saçmaladığı ve içine ne konulmayacağı. 2025 başından beri bu aynı zamanda bir yükümlülük.
Neyin kullanıldığına dair görünürlük
İş hesabıyla hangi yapay zekâ hizmetlerinin kullanıldığı, kimlik sağlayıcınız üzerinden görünür. Böylece liste doğru kalır, yanına sessizce bir şey eklenmez.
Arada bir pilotla, dört aşama
Her şey aynı anda değil. Küçük bir grubun ilk karşılaştığı şey, aksi hâlde herkes için aynı anda ortaya çıkar.
Mevcut durum değerlendirmesi
Hangi yapay zekâ araçlarının zaten kullanıldığını ve yetkilerinizin ne durumda olduğunu çıkarırız: kurum geneline ne açık, hangi paylaşılabilir bağlantıların bitiş tarihi yok, orada olmaması gereken veriler nerede duruyor.
Temizlik
En kötü yerler kapatılır, hassas klasörler etiketlerle ya da asistanı dışarıda bırakarak erişim dışına alınır. Zaman alan kısım budur ve farkı yaratan da budur.
On ile yirmi kişilik pilot
Kurumsal lisanslı sınırlı bir grup; böylece pratikte neyin ortaya çıktığını görür ve gerisi katılmadan önce politikayı buna göre ayarlarız.
Yaygınlaştırma, politika ve rehberlik
Geniş yaygınlaştırma, anlaşmaların bulunduğu tek sayfa, kullananlara açıklama ve bireysel sürümlerin engellenmesi. Sonrasında olağan yönetimin içinde akar.
Yapay zekâyla iyi gider
Yapay zekâ nadiren tek başına durur. Pratikte en sık yanında yürüyen hizmetler şunlar.
Bu konuda bize sorulanlar
En sık gelen sorular, kısaca yanıtlandı.
Hangi yapay zekâ sağlayıcısını öneriyorsunuz?
Bu, hangi modelin bu ay en iyi puanı aldığından değil, belgelerinizin hâlihazırda nerede durduğundan çıkar. Her şey Microsoft 365’teyse Copilot en kısa yoldur; çünkü çalışanlarınızın zaten açtığı programların içindedir ve mevcut yetkilerinizle çalışır. Google Workspace kullanıyorsanız aynısı Gemini için geçerlidir. Ağırlıklı olarak yazma ve akıl yürütmeden oluşan işler için yanına sık sık ChatGPT ya da Claude koyarız. Bilerek seçilmiş iki araç, kendiliğinden oluşmuş on araçtan iyi çalışır.
Neden lisanstan değil yetkilerden başlıyorsunuz?
Çünkü bir asistan, kullanıcının zaten açabildiğini gösterir. Kendiliğinden erişim uydurmaz; ama tek bir sorguda, yıllar önce «kurumdaki herkes» olarak ayarlanmış SharePoint sitesini görünür kılar. Bu yapay zekânın hatası değil; onu açtığınız gün yüzeye çıkan bir yetki sorunudur. Önce kurum genelinde neyin açık olduğunu çıkarır, onu temizler ve ancak ondan sonra yaygınlaştırırız.
Yapay zekâ tüzüğü konusunda ne düzenliyorsunuz?
Adının düşündürdüğünden azını ve geçerli olanın tam olarak kendisini. Tüzük daha çok yapay zekâ sistemlerini kuranlara ve yüksek riskli kullanımlara bakar; e-posta yazdıran bir çalışan buraya girmez. Herkes için geçerli olan, çalışanlarınızın yapay zekâyı aklıselimle kullanacak kadar anlamasıdır. O politikayı sizinle birlikte yazar, açıklamayı yapar ve veri işleyen sözleşmelerinin gerçekte olanla örtüşmesini sağlarız.
Bir asistanın sizde ne bulacağını merak ediyor musunuz?
Bir tanışma görüşmesinde nerede durduğunuzu birlikte geçeriz: hangi araçlar zaten kullanımda, yetkileriniz ne durumda ve makul bir ilk adım ne olur. Yanıt biraz daha beklemekse onu da söyleriz.
Gelen kutunuza pratik BT bilgisi
Yönetim, güvenlik ve çalışma alanı üzerine yeni rehberler; işi yapanlar tarafından yazılıyor. Satış dili yok, abonelikten tek tıkla çıkabilirsiniz.