Gölge BT: itaatsizlik değil, sunduğunuzdaki bir boşluk

Nedir ve neden oluşur

Gölge BT, BT biriminin haberi olmadan iş için kullanılan her yazılım, depolama ya da hizmettir. Bir ekibin kendisi için aldığı proje planlayıcısı. Pazarlamanın görsellerini koyduğu bir dosya paylaşım hizmeti. Başvuruların geldiği bir form hizmeti. Kişisel bir hesaptaki yapay zekâ asistanı.

Buna eşlik eden imge, kuralları dolanan çalışanlardır. O imge nadiren doğrudur. Gerçekte olan şudur: birinin bir şeye ihtiyacı olur, talep eder, buna bir değerlendirme ve bir ihale bağlı olduğunu duyar, projenin bitmesi gereken tarihe bakar ve ayda dokuz euroya kendi çözer.

Böyle bakıldığında gölge BT bir davranış sorunu değil, bir ölçümdür. İnsanların ihtiyaç duyduğu ile resmî yoldan zamanında alabildikleri arasındaki farkı ölçer. Çok gölge BT’si olan bir kurumun itaatsiz çalışanları yoktur; ona bağlı iş için fazla yavaş bir talep süreci vardır.

Bu aynı zamanda, nedene dokunmadan temizlemenin neden işe yaramadığını da açıklar. Hepsini kapatırsanız yarım yıl içinde yenisi belirir — yalnızca daha iyi saklanmış olarak, çünkü artık herkes gözetlendiğini bilir.

Gerçekte ne ters gider

Aracın kendisi genelde sorun değildir. Eksik olan, normalde çevresinde duran her şeydir.

• Veri işleyen sözleşmesi yok. İçinde kişisel veri varsa — müşteri adları, adaylar, hastalık bildirimleri — hakkında hiçbir anlaşmanız olmayan bir işlemeden sorumlu olursunuz. Bu, biri sorduğu gün onaramayacağınız bir eksikliktir.
• Yedek yok. Hizmetin yedeği olmadığı için değil, sizin tarafınızdan kimse denetlemediği için. Sağlayıcı kapanır ya da hesap kaybolursa içerik gider ve kurtarma planınızda buna dair bir şey yazmaz.
• İşten ayrılma bunu atlar. Birinin hesabını kendi ortamınızda kapatır ve çıktığını sanırsınız. Onun adına, kişisel e-postasıyla açılmış abonelik çalışmaya devam eder — içindeki dosyalarla birlikte.
• Var olduğunu kimse bilmiyor. Bunu ancak çöktüğünde fark edersiniz. O zaman bir ekip, sözleşmesi, muhatabı ve destek anlaşması olmayan bir hizmetle durur ve bu, konudan habersiz bir servis masasına düşer.
• Ödeme kişisel bir kartta. Kişi ayrılırsa ödeme de ayrılır. Bunu genelde hizmet kesildiği anda öğrenirsiniz.

Daha az anılan bir yön daha var: mükerrer harcama. Yaptığımız hemen her envanterde iki ya da üç birimin, bir kez alınabilecek bir şeye ya da zaten var olan lisansların içinde bulunan bir şeye ayrı ayrı abone olduğu çıkıyor.

Çalışanların dökümü nasıl çıkarılır

Bunun için ayrı bir ürün almanız gerekmiyor. Bilgi zaten muhtemelen sahip olduğunuz dört yerde duruyor ve birlikte büyük kısmı kapsıyorlar.

• Kimlik sağlayıcınız. Biri bir hizmete iş hesabıyla giriyorsa bu kayda geçer. Ortamınızdaki kurumsal uygulamalar dökümü bu yüzden en iyi tek kaynağınızdır ve hâlihazırda oradadır.
• Giden trafik. Güvenlik duvarınız ya da ağ yönetiminiz hangi hizmetlere bağlanıldığını görür. Bu gürültü üretir, ama tekrar eden adlar sırıtır.
• Muhasebe. Masraf beyanlarında ve kredi kartı ekstrelerinde her ay dönen beş ile yüz euro arası tutarları arayın. Bu en sıkıcı kaynaktır ve çoğu zaman en verimlisidir.
• Doğrudan sorun. Ekip liderleriyle «bizim bilmediğimiz neyi kullanıyorsunuz» sorusuyla yapılan bir tur, bir taramadan fazlasını verir — yeter ki yanıtın başa iş açmayacağı açık olsun. Bu son kısım koşuldur ve isteğe bağlı değildir.

Listenin beklenenden uzun olacağını hesaplayın. Yüz kişilik bir kurumda birkaç düzine hizmet normaldir ve çoğu zararsızdır. Listeye ihtiyaç duymanızın nedeni de tam budur: genel görünüm olmadan hangi üçünün önemli olduğunu ayırt edemezsiniz.

Listeyle ne yapılır

Hizmet başına üç sonuç vardır ve aralarındaki dağılım neredeyse her zaman insanların beklemediği yöne yatar.

• Devralmak. Hizmet işi görüyor, gerçekten kullanılıyor ve görüş dışında kalmış olması dışında bir kusuru yok. Kurumsal bir hesaba taşıyın, veri işleyen sözleşmesini yapın, girişi kendi kimliklerinize bağlayın ve envantere alın. Listenin büyük kısmının sonucu budur.
• Değiştirmek. Mevcut lisanslarınızda aynı işi yapan bir şey zaten var. O zaman konuşma «bu yasak» değil, «bu zaten sizde var ve biz kuralım» olur. O ikinci yarı olmadan tutmaz.
• Kapatmak. İçinde orada olmaması gereken veriler var ya da sağlayıcı değerlendirilebilir değil. Bu en küçük kategoridir ve karşılığında bir şey vermeden bir şeyi aldığınız tek kategoridir. Bu yüzden en sona bırakın, üstelik bir tarih ve bir alternatifle.

Üçünde de kayda geçirdiğiniz şey, sizin tarafınızda sahibinin kim olduğudur. BT değil — onu kullanan birim. BT erişimi ve sözleşmeyi yönetir; hizmetin hâlâ gerekli olup olmadığı, onunla çalışana aittir. Bu, hizmet yönetişimi sayfasındaki rol dağılımının aynısıdır.

Yalnızca temizlerseniz neden geri gelir

Bir envanter anlık bir fotoğraftır. Neden yerinde kalırsa liste bir yıl sonra yeniden dolar ve bu, temizliğin başarısızlığı değil öngörülebilir sonucudur.

Farkı yaratan tek şey var: bir talebin süresi. Teslim tarihi olan biri bir yanıt için dört hafta beklemek zorunda kaldığı sürece kredi kartı daha hızlı kalır. Bunu elinde tutan kurumların yaptıkları:

• Küçük şeyler için kısa bir yol. Bir tutarın altında ve kişisel veri içermiyorsa: bir hafta içinde yanıt, tek sayfa, ihale yok. Ağır değerlendirmeyi ait olduğu yere saklayın.
• Zaten serbest olanların listesi. İstediği hizmetin onaylı olduğunu görebilen kişi talep açmaz ve işine bakar. Bu iki taraf için de kazançtır.
• Hayır denebilir, ama alternatifle. Karşılıksız bir ret, bir sonraki gölge BT dalgasının doğrudan nedenidir. Bu bir tehdit değil, olanın kendisidir.
• Yılda iki kez yeniden bakın. Aynı dört kaynak üzerinden altı aylık bir tur yarım gün sürer ve listeyi doğru tutar.

En hızlı büyüyen ve aynı nedenle buraya ait olan bir kategori var: kişisel hesaplardaki yapay zekâ asistanları. Bu, gölge BT’nin en saf hâlidir — abonelik yok, fatura yok, iz yok — ve yaklaşım aynıdır: istenmeyen yolu kapatmaya çalışmadan önce onaylı bir yol olduğundan emin olun. Bu, iş yerinde yapay zekâ yazısında ayrıntılandırılıyor.