Çalışan başına BT ne kadar olmalı?
Kurumlar arasında BT bütçesi karşılaştırmak zordur, çünkü kimse aynı şeyleri saymaz. Faydalı soru başkalarının ne harcadığı değil, kendi rakamınızın içermesi gerekenlerin hepsini içerip içermediğidir.
Faydalı bir kıyas rakamı yoktur, çünkü hiçbir iki kurum aynı şeyleri saymaz. Olan şey, eksiksiz bir bütçenin içerdiği bileşenlerin listesidir: çalışma alanı, lisanslar, bağlantı ve altyapı, destek, güvenlik ve süreklilik ve bir pay proje işi.
Toplamı her şeyden çok üç etken oynatır: kaç saatin kapsanması gerektiği, kaç lokasyonunuz olduğu ve sektörünüzün ne kadar düzenlenmiş olduğu. Tek başına kapsam saatleri en büyük değişkendir.
İncelediğimiz neredeyse her bütçede dört kalem eksiktir: cihazların hazırlanması ve imhası, kadro büyüdükçe artan lisanslar, doldurulmamış bir pozisyonun maliyeti ve ömrünü tamamlayan ekipman için bir yenileme karşılığı.
Neden faydalı bir kıyas yok
Yayımlanan BT harcama rakamları genelde ciroya oranla verilir; bu da karşılaştırma için neredeyse işe yaramaz. Kırk çalışanı olan yüksek cirolu bir toptancı ile aynı kırk çalışanı olan düşük cirolu bir danışmanlık, bu ölçüde çok farklı görünür ve BT ihtiyaçları neredeyse aynıdır.
Çalışan başına aylık maliyet daha iyi bir birimdir, çünkü BT maliyeti ciroyla değil insanlarla ölçeklenir. Yine de kusurludur, çünkü kurumlar rakama neyin dahil olduğu konusunda anlaşamaz; karşılaştırmaların başarısız olmasının asıl nedeni de budur.
Eksiksiz bir bütçenin altı bileşeni
| Bileşen | Ağırlık | Neyi kapsar |
|---|---|---|
| Çalışma alanı | Ağır | Cihaz, yerleştirme istasyonu, monitör, hazırlık, destek saatleri ve sertifikalı imha |
| Lisanslar | Ağır ve artıyor | Verimlilik, güvenlik ve yönetim; kadroyla birlikte otomatik büyür |
| Altyapı | Ağır | Ağ, bağlantı, bulut ve barındırma. Çok lokasyonlu envanterler burada en ağır basar |
| Destek | Orta ila ağır | Servis masası ve yönetilen BT. Bandın neresinde olduğunuzu kapsam saatleri belirler |
| Güvenlik ve süreklilik | Orta | Yedekleme, izleme ve araçlar. Düzenlenmiş sektörler daha fazlasını taşır |
| Projeler ve değişim | Hafif, yıla yayılmış | Göçler, dağıtımlar ve iyileştirmeler, yıla dağıtılmış olarak |
Bundan belirgin biçimde hafif bir bütçe, genelde bir şeyi başarmaktan çok bir şeyi dışarıda bırakıyordur. En yaygın dışarıda kalanlar projeler, imha ve unvanı başka bir şey diyen kişilerin BT’ye harcadığı iç zamandır.
Rakamı en çok ne oynatır
- Kapsam saatleri. Desteği akşamlara ve hafta sonlarına uzatmak destek kalemine yüzde elli ila seksen ekler. Tek başına en büyük değişkendir.
- Lokasyon sayısı. Çok lokasyonlu envanterler yedekli bağlantı, uzaktan yönetim ve seyahat gerektirir. İkinci bir lokasyon, birincinin yarısından fazlasına mal olur.
- Düzenleme. Uyum yükümlülüğü olan sektörler, bir profesyonel hizmetler şirketinde bulunmayan ek kayıt, raporlama ve denetim maliyeti taşır.
- Cihaz profili. İş istasyonu kullanan bir kadro, standart dizüstü kullanan bir kadronun kabaca iki katına mal olur.
- Eski yükler. Buluta taşınamayan tek bir uygulama, bütün bir sunucu ortamını ayakta tutabilir ve bu altyapı kaleminde görünür.
Genelde eksik olan dört kalem
Bir bütçeyi incelediğimizde hep aynı boşluklar çıkıyor.
Hazırlık ve imha. Bütçelerde bir cihazın satın alma fiyatı vardır; kullanıcıya ulaşmadan önceki saatler ve sonraki sertifikalı imha hakkında hiçbir şey yoktur. Bu, gerçek yaşam döngüsü maliyetinin dörtte biri ila üçte biridir; ayrıntısı alımdan imhaya yazısında.
Lisans büyümesi. Kadro artar ve lisanslar otomatik olarak onu izler, ama bütçe geçen yılın sayısına göre belirlenmiştir. Gördüğümüz en yaygın aşım ve tahmin edilmesi en kolay olanıdır.
Doldurulmamış pozisyonun maliyeti. Aylarca yapılmayan iş, hiçbir zaman bir bütçe kalemi olarak görünmeyen gerçek bir maliyettir. Karşılaştırması kiralamak mı işe almak mı yazısında.
Yenileme karşılığı. Ekipman, öngörebileceğiniz bir takvimle ömrünü tamamlar. Bunu her yıl bütçelemek, üç şeyin aynı anda değişmesi gereken yılı önler.
Bu konuda bize sorulanlar
BT bütçesi belirlenirken mali işler yöneticilerinin sorduğu şeyler.
Çalışan başına bir kıyas rakamı var mı?
İşe yarayan bir tane yok, çünkü hiçbir iki kurum aynı şeyleri saymaz. İşe yarayan şey, bütçenizin altı bileşeni içerdiğini kontrol etmektir: çalışma alanı, lisanslar, altyapı, destek, güvenlik ve süreklilik, projeler. Dikkat çekecek kadar düşük bir bütçe neredeyse her zaman bir şeyi dışarıda bırakır.
Bir BT bütçesini en çok ne ağırlaştırır?
Açık ara kapsam saatleri: desteği akşamlara ve hafta sonlarına uzatmak destek kalemine yüzde elli ila seksen ekler. Ardından lokasyon sayısı ve sektörün uyum yükümlülükleri gelir.
Lisans harcamamız neden kontrolden çıkıyor?
Çünkü kadroyla birlikte otomatik büyürken bütçe önceki yılın sayısına göre belirlenmiştir. Gördüğümüz en yaygın aşım ve aynı zamanda tahmin edilmesi en kolay olanıdır: bütçeyi mevcut değil beklenen kadroya göre yapmak yeter.
Yenileme karşılığı ayırmalı mıyız?
Evet. Ekipman öngörülebilir bir takvimle ömrünü tamamlar; her yıl ayırmak, üç büyük yenilemenin aynı yıla denk geldiği dönemi önler. Düz bir maliyetle gerekçelendirilmesi gereken bir zirve arasındaki fark budur.
Bu, işimizin neresine düşüyor
Bütçenin arkasında duranlar.
Bütçenize bakılmasını ister misiniz?
Yarım saatlik bir görüşme, doğru taraf olup olmadığımızı anlamaya genelde yeter; değilsek bunu söyleriz.