Een ICT-partner kiezen, en waar je op let
Deze pagina gaat over de keuze en niet over ons. Wat er werkelijk toe doet als je een ICT-partner zoekt, wat je op tafel moet vragen voordat je tekent, en aan het eind: wanneer wij niet de beste keuze zijn.
De vergelijking die niets zegt
De meeste keuzes lopen stuk op een offerte die op de verkeerde as vergelijkt.
Drie partijen op een rij, drie bedragen per werkplek per maand, en dan het laagste. Het probleem is dat die drie bedragen zelden hetzelfde dekken. De ene rekent monitoring en licenties mee, de tweede zet support erbuiten in een strippenkaart, en de derde noemt een tarief dat geldt tot je het eerste incident buiten kantooruren hebt. Wat je vergelijkt is dan niet de prijs maar de manier waarop hij is opgeschreven.
Dezelfde fout zit in de andere richting. Een partij met vierhonderd medewerkers en een ISO-kast vol certificaten oogt veiliger dan een partij met dertig, maar zegt niets over wie er opneemt als jouw netwerk om kwart voor acht plat ligt. Grootte is een eigenschap, geen criterium.
Wat wél werkt is de vraag omkeren: niet welke partij het beste lijkt, maar welke afspraken je nodig hebt om over twee jaar nog te weten waar je aan toe bent.
Zeven dingen die er werkelijk toe doen
In deze volgorde, want de eerste drie bepalen of de rest überhaupt uitmaakt.
- Wie neemt er op, en wanneerNiet of er 24/7 in de brochure staat, maar wie er dan zit. Een wachtdienst met eigen mensen is iets anders dan een doorschakeling naar een partij die jouw omgeving niet kent. Vraag naar het verschil tussen bereikbaar zijn en kunnen ingrijpen.
- Wat er gebeurt als je weggaatDe belangrijkste vraag stel je aan het begin. Van wie zijn de licenties, wie beheert de tenant, waar staat de documentatie en in welke vorm krijg je hem mee. Een partij die daar vaag over is, verkoopt je afhankelijkheid in plaats van beheer.
- Wie de beslissingen houdtDe uitvoering kun je overdragen: updates, monitoring, back-ups, de wachtdienst. De beslissingen horen bij de organisatie die de gevolgen draagt: welke leverancier, welk budget, welk risico je aanvaardt. Een partij die dat tweede ook overneemt, maakt je afhankelijk.
- Of de scope op papier staatWat valt eronder, wat niet, en wat gebeurt er met wat ertussenin valt. Het werk dat niemand claimt is het werk dat blijft liggen, en dat merk je pas bij het eerste incident dat twee leveranciers raakt.
- Of er iemand komt als het moetHet meeste gaat op afstand. Voor de rest telt of er iemand in de buurt zit die vandaag kan komen, en of dat een eigen medewerker is of een onderaannemer die jouw omgeving voor het eerst ziet.
- Wat je terugkrijgt aan cijfersDoorlooptijd, hoeveel er in de eerste lijn is opgelost en welke melding blijft terugkomen. Rapportage die alleen zegt dat het goed ging, is geen rapportage.
- Of ze zeggen wat ze niet doenElke partij heeft een grens. Een partij die hem niet noemt, heeft hem niet bedacht, en dan ontdek je hem op het moment dat je hem nodig hebt.
Wat je op tafel vraagt
Vier dingen die je schriftelijk wilt hebben, ongeacht bij wie je uitkomt.
Een scope op één pagina. Wat er onder het contract valt en wat niet, in gewone taal. Als dat niet op één pagina past, is het niet af.
De exit vooraf. Wie welke toegang heeft, van wie de licenties zijn en hoe de overdracht eruitziet als je stopt. Dit is het goedkoopst te regelen op de dag dat niemand eraan denkt.
Één voorbeeld van een rapportage. Niet de beschrijving ervan maar een echte, met de cijfers erin die je straks maandelijks krijgt.
Wat er buiten kantooruren gebeurt. Wie er dienst heeft, binnen welke tijd er wordt gereageerd, en wat het verschil is tussen reageren en oplossen.
Wanneer wij niet de beste keuze zijn
Dit staat er omdat een vergelijking zonder dit deel geen vergelijking is.
Als je een audit of certificering nodig hebt. Wij zijn geen QSA en certificeren niemand. Bij PCI DSS doen wij het netwerk en de werkplek; de vragenlijst onderteken je zelf, en een audit die een gekwalificeerde auditor vraagt doet die auditor. Voor NIS2 geldt hetzelfde: er bestaat geen keurmerk dat wij voor je kunnen halen.
Als de vraag om mobiele abonnementen gaat. Abonnement, simkaarten en nummers blijven bij je provider, en de tarieven en bundels ook. Wij doen de toestellen, de licenties, de inrichting en het beheer. Zoek je één partij die ook je belminuten levert, dan zijn wij dat niet.
Als het werk bouwkundig is. Vloeren, wanden, groepenkasten en koeling zijn aannemerswerk. Wij leggen datakabel en hangen apparatuur op. Bij een verbouwing werken we naast de aannemer, niet in zijn plaats.
Als je betalingen wilt beleggen. Wij verwerken geen betalingen en zijn geen betaaldienstverlener. De betaalterminal komt van jouw betaaldienstverlener en hoort daar vandaan te komen: dat apparaat is gecertificeerd en hangt aan jouw contract.
Als de opdracht korter is dan een kwartaal. Voor een gat van twee maanden is een freelancer meestal efficiënter dan detachering, en dat zeggen we in het gesprek ook. Gaat de vraag eigenlijk om een vaste kracht, dan is inhuur een dure omweg naar hetzelfde antwoord.
Als je alleen een leverancier zoekt die uitvoert. Wij bemoeien ons met de inrichting en zeggen het als we een keuze onverstandig vinden. Wie een partij zoekt die precies doet wat er gevraagd wordt en verder niets, heeft aan ons een lastige.
Waar wij goed passen
Dezelfde eerlijkheid de andere kant op.
Wij passen het beste bij organisaties die de hele keten bij één partij willen beleggen en daar één aanspreekpunt en één rapportage voor terug willen, in Nederland en België met eigen mensen die ter plaatse kunnen komen. Dat geldt zowel voor een mkb-organisatie zonder eigen IT-afdeling als voor een enterprise-organisatie die de lagen wil aanvullen die haar eigen team niet volhoudt.
Waar je begint hangt af van wat het meest in de weg zit. Hoe dat er per situatie uitziet staat op ICT voor het mkb en op de dienstpagina's zelf.
Vertel ons welke dienstverlening niet stil mag vallen
Noem de systemen waar burgers of collega’s direct op wachten en de kaders waarbinnen je werkt. Daar bouwen we de dekking, de vastlegging en het onderhoudsvenster omheen.