IT die niet meer kost dan nodig
Vaak één of twee mensen die IT erbij doen, terwijl de eisen rond donateursgegevens niet lichter zijn dan elders. Wij nemen over wat geregeld móét zijn en laten wat je zelf kunt, zodat het budget naar je doel gaat en niet naar beheerlast.
Dezelfde eisen, minder handen
De wet vraagt van een stichting precies hetzelfde als van een bedrijf. Het verschil zit in wie het erbij doet.
In veel maatschappelijke organisaties is IT geen functie maar een taak die iemand erbij heeft gekregen: een coördinator, een office manager, soms een bestuurslid. Die persoon doet het meestal goed, maar doet het naast het werk waarvoor hij is aangenomen. Het gevolg is dat wat urgent is wel gebeurt en wat belangrijk is blijft liggen — de back-up die nooit is teruggezet, de accounts van vrijwilligers die vertrokken zijn, het overzicht van wie waarbij kan.
Ondertussen kent de AVG geen uitzondering voor organisaties zonder winstoogmerk. Gegevens van donateurs, leden en deelnemers vallen onder dezelfde regels als klantgegevens bij een bedrijf, en bij gevoelige doelgroepen liggen ze zelfs zwaarder. De eisen zijn dus hetzelfde; alleen de bezetting is anders.
Overnemen wat geregeld moet zijn
Wij beginnen daarom niet met een plan voor alles, maar met de vraag wat er echt niet mis mag gaan. Dat is bijna altijd hetzelfde rijtje: donateursgegevens die op één plek staan en niet in vijf exportbestanden, accounts die dichtgaan als iemand vertrekt, een back-up waarvan we hebben laten zien dat hij terugkomt, en meervoudige verificatie op wat naar buiten open staat. Die dingen nemen we over. Wat je zelf goed doet, laten we bij jou.
Vrijwilligers en verloop
Er komen en gaan hier meer mensen dan de omvang doet vermoeden, en lang niet iedereen zit in een personeelssysteem. Dat maakt toegangsbeheer de meest onderschatte kwestie in deze sector. Wij richten het zo in dat een account bij aanvang ontstaat en bij vertrek dichtgaat, ook voor iemand die er twee dagen per maand was, en dat na te gaan is wie waarbij kon.
Wat je van ons kunt verwachten
Je krijgt dezelfde afspraken als iedere andere klant: reactietijden die in een SLA staan, één plek waar een melding binnenkomt, en rapportage waarin staat wat er is gebeurd. Onze eigen processen zijn geborgd via ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 en Kiwa NEN 4400-1. Wat je niet krijgt is een voorstel voor alles tegelijk; dat past niet bij hoe deze organisaties werken.
Wat we bij maatschappelijke organisaties oppakken
Je kiest wat je nodig hebt. Alles valt onder één contract, één rapportage en één aanspreekpunt.
- Donateursgegevens op één plekEén bron in plaats van losse exportbestanden, met rechten die bij een rol horen en niet bij iedereen die ooit meehielp.
- Accounts die dichtgaanAanmaken bij aanvang en afsluiten bij vertrek, ook voor vrijwilligers en tijdelijke krachten die niet in een personeelssysteem staan.
- Back-up die is teruggezetNiet alleen een reservekopie maar een aangetoonde herstelactie, met een hersteltijd die vooraf is afgesproken.
- Meervoudige verificatieOp mail, op de administratie en op wat verder naar buiten open staat, omdat dat de goedkoopste maatregel is die er bestaat.
- Support met een reactietijdMeldingen via telefoon, mail of portaal, met een prioriteit die in de SLA staat in plaats van in een appje.
- Overnemen wat moet, laten wat kanWij doen wat vastgelegd hoort te zijn; wat je zelf goed doet, blijft bij jou.
Hoe we een maatschappelijke organisatie overnemen
In deze volgorde, want hier is tijd de schaarste en niet de techniek.
Meelopen met wie het erbij doet
Een dag meekijken bij de persoon die IT erbij heeft gekregen laat zien waar de tijd heen gaat en wat er blijft liggen.
De risico’s op een rij
Waar staan de gegevens, wie kan erbij, wat gebeurt er als het weg is. Dat levert een korte lijst op met wat echt eerst moet.
Afspraken vastleggen
Wat nemen wij over, wat blijft bij jullie, welke reactietijd hoort erbij. Dat gaat in een SLA in gewone taal, zonder onderdelen die je niet gebruikt.
Bijsturen op wat we zien
De rapportage laat zien wat er terugkomt. Daarmee bepaal je waar de volgende stap het meest oplevert, in jouw tempo.
De diensten die hier het meest spelen
Deze bouwstenen komen bij maatschappelijke organisaties het vaakst terug.
Verder kijken
Herken je het beeld maar werk je in een andere branche? Kijk dan bij de andere sectoren.
Vertel ons wat er nu blijft liggen
Noem wie de IT erbij doet en waar de gegevens van donateurs en deelnemers staan. Daar bouwen we een korte lijst omheen met wat echt eerst moet.