TI que no cuesta más de lo necesario
A menudo una o dos personas que llevan la TI además de su trabajo, mientras que las exigencias sobre datos de donantes no son más ligeras que en otros sitios. Asumimos lo que tiene que estar resuelto y dejamos lo que usted puede hacer, para que el presupuesto vaya a su causa y no a la carga de gestión.
Las mismas exigencias, menos manos
La ley pide a una fundación exactamente lo mismo que a una empresa. La diferencia está en quién lo hace además de su trabajo.
En muchas entidades sociales la TI no es un puesto sino una tarea que alguien ha recibido de añadido: una coordinadora, un responsable de oficina, a veces alguien del patronato. Esa persona suele hacerlo bien, pero lo hace junto al trabajo para el que la contrataron. El resultado es que lo urgente se hace y lo importante se queda: la copia que nunca se restauró, las cuentas de voluntarios que ya no están, el mapa de quién llega a qué.
Mientras tanto, el RGPD no hace excepción para las organizaciones sin ánimo de lucro. Los datos de donantes, socios y participantes están sujetos a las mismas reglas que los de clientes en una empresa, y con colectivos vulnerables pesan aún más. Las exigencias son, pues, las mismas; lo que cambia es la plantilla.
Asumir lo que debe estar resuelto
Por eso no empezamos con un plan para todo, sino con la pregunta de qué es lo que de verdad no puede fallar. Casi siempre es la misma lista corta: datos de donantes en un solo sitio y no en cinco exportaciones, cuentas que se cierran cuando alguien se va, una copia de la que hemos demostrado que vuelve, y verificación en varios pasos en lo que está expuesto hacia fuera. Eso lo asumimos nosotros. Lo que usted hace bien se queda con usted.
Voluntariado y rotación
Aquí entra y sale más gente de lo que sugiere el tamaño, y muchos no figuran en ningún sistema de personal. Eso convierte la gestión de accesos en la cuestión más subestimada del sector. Lo organizamos para que una cuenta nazca al empezar y se cierre al salir, también para quien estuvo dos días al mes, y para que se pueda comprobar quién pudo entrar dónde.
Qué puede esperar de nosotros
Tendrá los mismos acuerdos que cualquier otro cliente: tiempos de respuesta recogidos en un SLA, un único sitio donde entra un aviso e informes que dicen qué ha pasado. Nuestros procesos están certificados con ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 y Kiwa NEN 4400-1. Lo que no tendrá es una propuesta para todo a la vez; eso no encaja con cómo funcionan estas organizaciones.
Qué asumimos en una entidad social
Usted elige lo que necesita. Todo va bajo un contrato, un informe y un interlocutor.
- Datos de donantes en un solo sitioUna fuente en lugar de exportaciones sueltas, con permisos que pertenecen a un rol y no a todo el que alguna vez ayudó.
- Cuentas que se cierranSe crean al empezar y se cierran al salir, también para voluntariado y apoyos temporales que no están en un sistema de personal.
- Una copia que se ha restauradoNo solo una copia sino una restauración demostrada, con un tiempo de recuperación acordado de antemano.
- Verificación en varios pasosEn el correo, en la administración y en lo demás que esté expuesto hacia fuera, porque es la medida más barata que existe.
- Soporte con tiempo de respuestaAvisos por teléfono, correo o portal, con una prioridad recogida en el SLA y no en un mensaje de chat.
- Asumir lo que debe, dejar lo que puedeHacemos lo que tiene que estar fijado; lo que usted hace bien se queda con usted.
Cómo asumimos una entidad social
En este orden, porque aquí lo escaso es el tiempo y no la técnica.
Acompañar a quien lo lleva de añadido
Un día junto a la persona que ha recibido la TI muestra adónde se va el tiempo y qué se queda por hacer.
Poner los riesgos en una lista
Dónde están los datos, quién llega a ellos, qué pasa si desaparecen. De ahí sale una lista corta de lo que realmente va primero.
Fijar los acuerdos
Qué asumimos, qué se queda con ustedes y qué tiempo de respuesta le corresponde. Eso va en un SLA en lenguaje llano, sin piezas que no usan.
Corregir con lo que vemos
El informe muestra qué vuelve a aparecer. Con eso se decide dónde rinde más el siguiente paso, a su ritmo.
Los servicios que más aparecen aquí
Estos bloques son los que más aparecen en una entidad social.
Seguir mirando
¿Reconoce el cuadro pero trabaja en otro sector? Eche un vistazo a los demás sectores.
Cuéntenos qué se está quedando sin hacer
Diga quién lleva la TI de añadido y dónde están los datos de donantes y participantes. Alrededor de eso construimos una lista corta con lo que realmente va primero.