Gereğinden fazlasına mal olmayan BT
Çoğu zaman BT’ye işinin yanında bakan bir iki kişi, oysa bağışçı verileri üzerindeki gereklilikler başka yerlerdekinden hafif değildir. Mutlaka çözülmesi gerekeni üstlenir, sizin yapabileceğinizi size bırakırız; böylece bütçe yönetim yüküne değil amacınıza gider.
Aynı gereklilikler, daha az el
Yasa bir vakıftan tam olarak bir şirketten istediğini ister. Fark, bunu kimin işinin yanında yaptığındadır.
Birçok sivil toplum kuruluşunda BT bir görev tanımı değil, birine ek olarak verilmiş bir iştir: bir koordinatör, bir ofis sorumlusu, bazen bir yönetim kurulu üyesi. Bu kişi çoğu zaman işi iyi yapar, ama asıl işinin yanında yapar. Sonuç şudur: acil olan yapılır, önemli olan bekler — hiç geri yüklenmemiş yedek, ayrılmış gönüllülerin hesapları, kimin neye ulaşabildiğinin dökümü.
Bu sırada GDPR, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için istisna tanımaz. Bağışçı, üye ve katılımcı verileri bir şirketteki müşteri verileriyle aynı kurallara tabidir; hassas gruplarda ise daha da ağır basar. Yani gereklilikler aynıdır; farklı olan yalnızca kadrodur.
Çözülmesi gerekeni üstlenmek
Bu yüzden her şey için bir planla başlamayız; gerçekten ters gitmemesi gerekenin ne olduğu sorusuyla başlarız. Bu neredeyse her zaman aynı kısa listedir: beş ayrı dışa aktarma dosyasında değil tek yerde duran bağışçı verileri, biri ayrıldığında kapanan hesaplar, geri geldiğini gösterdiğimiz bir yedek ve dışarıya açık olan her şeyde çok adımlı doğrulama. Bunları biz üstleniriz. Kendinizin iyi yaptığı işler sizde kalır.
Gönüllüler ve devir
Burada, kurumun büyüklüğünün düşündürdüğünden çok daha fazla insan gelir ve gider; üstelik hepsi bir personel sisteminde yer almaz. Bu da erişim yönetimini bu sektörün en çok hafife alınan konusu yapar. Kurgumuz, hesabın başlangıçta oluşmasını ve ayrılışta kapanmasını sağlar — ayda iki gün gelen biri için de — ve kimin neye ulaşabildiğinin sonradan belirlenebilmesini mümkün kılar.
Bizden ne bekleyebilirsiniz
Diğer her müşteriyle aynı anlaşmaları alırsınız: SLA’da yazan yanıt süreleri, bildirimin geldiği tek bir yer ve ne olduğunu söyleyen raporlama. Kendi süreçlerimiz ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 ve Kiwa NEN 4400-1 ile güvence altındadır. Almayacağınız şey ise her şeyi aynı anda kapsayan bir teklif; bu, bu kuruluşların çalışma biçimine uymaz.
Sivil toplum kuruluşlarında neleri üstleniyoruz
Neye ihtiyacınız varsa onu seçersiniz. Hepsi tek sözleşme, tek raporlama ve tek muhatap altındadır.
- Tek yerde bağışçı verileriDağınık dışa aktarma dosyaları yerine tek kaynak; yetkiler bir zamanlar yardım etmiş herkese değil bir role ait.
- Kapanan hesaplarBaşlangıçta açılır, ayrılışta kapanır; personel sisteminde yer almayan gönüllüler ve geçici destekler için de.
- Geri yüklenmiş bir yedekYalnızca bir kopya değil, gösterilmiş bir geri yükleme; önceden kararlaştırılmış bir kurtarma süresiyle.
- Çok adımlı doğrulamaE-postada, idari sistemlerde ve dışarıya açık olan her şeyde; çünkü var olan en ucuz önlem budur.
- Yanıt süresi olan destekTelefon, e-posta veya portal üzerinden bildirimler; önceliği bir sohbet mesajında değil SLA’da yazan.
- Gerekeni üstlenmek, gerekmeyeni bırakmakYazıya dökülmesi gerekeni biz yaparız; kendinizin iyi yaptığı sizde kalır.
Bir sivil toplum kuruluşunu nasıl devralıyoruz
Bu sırayla, çünkü burada kıt olan teknik değil zamandır.
İşi yanında yapanla birlikte yürümek
BT kendisine verilmiş kişinin yanında geçirilen bir gün, zamanın nereye gittiğini ve nelerin beklediğini gösterir.
Riskleri sıralamak
Veriler nerede, kim ulaşabiliyor, kaybolursa ne olur. Bundan, gerçekten önce gelmesi gerekenlerin kısa bir listesi çıkar.
Anlaşmaları yazıya dökmek
Neyi biz üstleniyoruz, ne sizde kalıyor, buna hangi yanıt süresi düşüyor. Bu, kullanmadığınız bileşenler olmadan, sade bir dille SLA’ya girer.
Gördüğümüze göre yön vermek
Raporlama neyin tekrar geldiğini gösterir. Bir sonraki adımın nerede en çok karşılık vereceğini, kendi hızınızda bununla belirlersiniz.
Burada en çok devreye giren hizmetler
Sivil toplum kuruluşlarında en sık bu yapı taşları devreye girer.
Daha ileriye bakmak
Tabloyu tanıdınız ama başka bir sektörde mi çalışıyorsunuz? Diğer sektörlere bakın.
Şu anda nelerin beklediğini anlatın
BT’ye işinin yanında kimin baktığını ve bağışçı ile katılımcı verilerinin nerede durduğunu söyleyin. Gerçekten önce gelmesi gerekenlerin kısa listesini bunun etrafına kuruyoruz.