Une informatique qui ne coûte pas plus que nécessaire
Souvent une ou deux personnes qui font l’informatique en plus de leur métier, alors que les exigences sur les données des donateurs ne sont pas plus légères qu’ailleurs. Nous prenons ce qui doit absolument être réglé et laissons ce que vous pouvez faire vous-même, pour que le budget aille à votre cause et non à la charge de gestion.
Les mêmes exigences, moins de bras
La loi demande exactement la même chose à une association qu’à une entreprise. La différence tient à qui s’en occupe en plus de son travail.
Dans beaucoup d’associations, l’informatique n’est pas un poste mais une tâche confiée à quelqu’un : une coordinatrice, un responsable de bureau, parfois un administrateur. Cette personne s’en sort en général bien, mais le fait à côté du métier pour lequel elle a été recrutée. Résultat : ce qui est urgent se fait et ce qui est important reste — la sauvegarde jamais restaurée, les comptes de bénévoles partis, la vue d’ensemble de qui accède à quoi.
Or le RGPD ne prévoit aucune exception pour les organisations sans but lucratif. Les données des donateurs, adhérents et participants relèvent des mêmes règles que celles des clients d’une entreprise, et avec des publics vulnérables elles pèsent davantage encore. Les exigences sont donc identiques ; seuls les effectifs diffèrent.
Prendre ce qui doit être réglé
Nous ne commençons donc pas par un plan pour tout, mais par la question de ce qui ne doit vraiment pas rater. C’est presque toujours la même courte liste : des données de donateurs à un seul endroit plutôt que dans cinq exports, des comptes qui se ferment au départ, une sauvegarde dont nous avons montré qu’elle revient, et une vérification à plusieurs facteurs sur ce qui est exposé vers l’extérieur. Ces éléments, nous les prenons. Ce que vous faites bien reste chez vous.
Bénévoles et rotation
Il y a ici plus d’entrées et de départs que la taille ne le laisse penser, et loin de tous figurent dans un logiciel de personnel. Cela fait de la gestion des accès la question la plus sous-estimée du secteur. Nous l’organisons pour qu’un compte naisse au début et se ferme au départ, y compris pour quelqu’un présent deux jours par mois, et pour qu’on puisse établir qui a pu accéder à quoi.
Ce que vous pouvez attendre de nous
Vous avez les mêmes accords que n’importe quel client : des délais inscrits dans un SLA, un seul endroit où arrive un signalement, et un reporting qui dit ce qui s’est passé. Nos processus sont couverts par ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 et Kiwa NEN 4400-1. Ce que vous n’aurez pas, c’est une proposition pour tout à la fois ; cela ne correspond pas à la façon dont ces structures fonctionnent.
Ce que nous prenons en charge dans une association
Vous choisissez ce dont vous avez besoin. Le tout sous un contrat, un reporting et un interlocuteur.
- Des données de donateurs à un seul endroitUne source plutôt que des exports épars, avec des droits attachés à un rôle et non à tous ceux qui ont aidé un jour.
- Des comptes qui se fermentCréés au début et fermés au départ, y compris pour les bénévoles et les renforts temporaires absents des logiciels de personnel.
- Une sauvegarde qui a été restauréePas seulement une copie mais une restauration démontrée, avec une durée de reprise convenue à l’avance.
- Une vérification à plusieurs facteursSur la messagerie, sur la gestion et sur tout ce qui est exposé vers l’extérieur, parce que c’est la mesure la moins coûteuse qui existe.
- Une assistance avec un délaiDes signalements par téléphone, courriel ou portail, avec une priorité inscrite au SLA plutôt que dans un message.
- Prendre ce qu’il faut, laisser ce qui vaNous faisons ce qui doit être cadré ; ce que vous faites bien reste chez vous.
Comment nous reprenons une association
Dans cet ordre, car ici la ressource rare est le temps, pas la technique.
Accompagner celui qui s’en occupe en plus
Une journée aux côtés de la personne à qui l’informatique a été confiée montre où passe le temps et ce qui reste en plan.
Lister les risques
Où sont les données, qui y accède, que se passe-t-il si elles disparaissent. Il en sort une courte liste de ce qui doit vraiment passer en premier.
Consigner les accords
Ce que nous prenons, ce qui reste chez vous, le délai correspondant. Cela va dans un SLA en langage clair, sans éléments que vous n’utilisez pas.
Corriger d’après ce que nous voyons
Le reporting montre ce qui revient. Cela indique où la prochaine étape rapporte le plus, à votre rythme.
Les services les plus sollicités ici
Ces briques reviennent le plus souvent dans une association.
Aller plus loin
Vous reconnaissez le tableau mais travaillez dans un autre secteur ? Regardez les autres secteurs.
Dites-nous ce qui reste aujourd’hui en plan
Dites qui s’occupe de l’informatique en plus de son travail et où se trouvent les données des donateurs et des participants. C’est autour de cela que nous bâtissons une courte liste de ce qui passe vraiment en premier.