Vergaderruimte-AV: welke apparatuur bij welke ruimte
Niemand klaagt over het scherm in een vergaderruimte. Ze klagen dat ze de persoon aan de andere kant niet verstaan. Audio is waar ruimtes op stukgaan, en het is het onderdeel dat het vaakst als laatste gekocht wordt.
Voor huddleruimtes tot zes personen is een alles-in-een balk van Yealink of Poly genoeg. Voor ruimtes van zes tot zestien splits je camera en audio en zet je tafel- of plafondmicrofoons bij. Boven zestien personen, of in ruimtes met harde oppervlakken en hoge plafonds, ga je naar plafondmicrofoons van Sennheiser met een aparte DSP.
Cisco-roomsystemen zijn logisch als de rest van de omgeving al Cisco-beheerd is. Samsung dekt schermen en signage, Epson dekt projectie.
Begroot de audio eerst en het scherm als laatste. Een ruimte met een matig scherm en uitstekend geluid is bruikbaar; andersom niet.
Waarom audio de ruimte bepaalt
Een beeld dat iets zacht is, is vervelend. Geluid dat een halve zin wegvalt, zorgt dat mensen stoppen met meepraten. In de praktijk accepteert een deelnemer op afstand bijna elke beeldkwaliteit en bijna geen audioproblemen, en daarom verdient de microfoonopstelling meer aandacht dan de schermgrootte.
De twee dingen die ruimteaudio verpesten zijn afstand en nagalm. Een microfoon aan het uiteinde van een tafel voor twaalf personen pikt de ruimte beter op dan de spreker. Een ruimte met glazen wanden, een harde vloer en een gipsplafond maakt van elke stem een echo. Geen van beide los je op met een duurdere camera.
Wat je plaatst, per ruimtegrootte
| Ruimte | Audio | Beeld en scherm |
|---|---|---|
| 2 tot 6 personen | Alles-in-een balk met ingebouwde microfoons | Een scherm van 55 tot 65 inch, groothoekcamera in de balk |
| 6 tot 12 personen | Balk plus een of twee uitbreidingsmicrofoons op tafel | 65 tot 75 inch scherm, aparte camera met kaderfunctie |
| 12 tot 20 personen | Plafondmicrofoonarray met DSP, plafond- of wandspeakers | Twee schermen of een van 86 inch, PTZ-camera |
| Zaal of auditorium | Plafondarray plus hand- of dasspeldmicrofoons, aparte mixing | Projectie of ledwand, meerdere camera’s |
Waar elk merk op zijn plek is
- Yealink dekt het breedste bereik tegen de meest voorspelbare prijs: bureautelefoons, headsets, vergaderaudio en complete roomsystemen voor Teams en Zoom. Dit is onze standaard om veel ruimtes over veel locaties gelijk te trekken.
- Poly is sterk in vergadercamera’s, speakerphones en headsets, zeker in ruimtes die met meer dan een vergaderplatform moeten werken.
- Sennheiser is waar we naartoe gaan voor plafondmicrofoons en elke ruimte waar de akoestiek tegenwerkt. Het is de duurste regel op de offerte en degene die het vaakst de echte klacht oplost.
- Cisco-roomsystemen passen vanzelf als switching, wireless en security al Cisco zijn en je een beheervlak wilt.
- Samsung voor schermen, grootbeeld en signage bij receptie en kantine.
- Epson voor projectie waar een scherm van dat formaat niet praktisch is.
Teams, Zoom of allebei
De meeste van onze klanten standaardiseren op Microsoft Teams, omdat dat in de licentie zit die ze al hebben. Gecertificeerde roomsystemen van Yealink, Poly en Cisco zijn er voor zowel Teams als Zoom, en een aantal kan wisselen.
Bepaal het platform voordat je de hardware koopt, niet erna. Een ruimte die voor het ene platform gecertificeerd is, kan meestal wel meedoen aan een gesprek op het andere, maar de bediening in de ruimte en het joinen met een druk op de knop werken alleen goed op het platform waarvoor hij is ingericht. En precies daarop beoordelen gebruikers de ruimte.
Het deel achter de wand
Een roomsysteem is een netwerkapparaat. Het heeft een bekabelde poort met genoeg voeding nodig, een betrouwbaar pad naar internet en in veel panden een apart VLAN, zodat een druk gastnetwerk geen bestuursvergadering kan verstoren. Ruimtes die halverwege een gesprek uitvallen zijn meestal een netwerkprobleem in AV-vermomming.
Daarom nemen we de ruimte als geheel aan, bekabeling en netwerk inbegrepen. Ontwerp en beheer van het onderliggende netwerk valt onder managed netwerk, en waar wifi in het spel is meten we eerst onder Wi-Fi analyse.
Hoe een afgeronde ruimte eruitziet
Een ruimte is klaar als iemand die er nooit is geweest naar binnen kan lopen, op een knop kan drukken en in het gesprek zit terwijl de andere kant iedereen aan tafel verstaat. Niet als de apparatuur hangt.
Wij leveren een ruimte op met de apparatuur gemonteerd door mensen die daarvoor getraind zijn, een ondertekende verklaring dat de opbouw de fabrieksinstructies volgt en veilig te gebruiken is, een testgesprek vanaf de andere kant, en een kaartje van een pagina in de ruimte. Podiumopbouw en belastbaarheid worden vastgelegd voordat er iets gebouwd wordt, wat meer uitmaakt dan mensen verwachten in ruimtes die ook als evenementenruimte dienen.
De volledige methode staat op de pagina AV en vergaderruimtes.
Vragen die we hierover krijgen
Wat facility managers en IT-verantwoordelijken vragen voor een vernieuwingsronde.
Yealink of Poly voor een Teams-ruimte?
Voor een standaardruimte waarbij je veel locaties gelijk wilt houden wint Yealink meestal op prijs en consistentie van de lijn. Poly wint vaker als de camera het zwaarst weegt of als de ruimte meerdere platformen moet bedienen. In een ruimte tot zes personen is het verschil klein genoeg om op leverbaarheid en je bestaande omgeving te beslissen.
Hebben we plafondmicrofoons nodig?
Pas boven ongeveer twaalf personen, of in elke ruimte met harde oppervlakken en een hoog plafond waar een tafelmicrofoon meer nagalm dan stem oppikt. Het is het duurste onderdeel van een ruimte en degene die de klacht dat mensen niet te verstaan zijn het betrouwbaarst oplost.
Kunnen jullie AV installeren in een ruimte die jullie niet ontworpen hebben?
Ja. We komen vaak in ruimtes waar het scherm en de bekabeling er al zijn en alleen de audio of het netwerk nog geregeld moet worden. We meten wat er is, zeggen wat we zouden laten staan en offreren alleen het verschil.
Ondersteunen jullie ook evenementen naast vergaderruimtes?
Ja. Opbouw, ondersteuning ter plaatse tijdens het evenement en afbouw achteraf, gepland rond jouw programma. Apparatuur kan voor eenmalige evenementen gehuurd worden in plaats van gekocht, via hetzelfde contract.
Waar dit bij ons terechtkomt
Waar een ruimte de rest van de omgeving raakt.
Wil je dit voor je eigen locaties laten bekijken?
Een half uur bellen is meestal genoeg om te weten of wij de juiste partij zijn, en we zeggen het als we dat niet zijn.