Levensduur: van inkoop tot gecertificeerde afvoer
De meeste organisaties regelen de inkoop en de support goed, en improviseren de twee uiteinden. Wat er gebeurt voordat het apparaat bij de gebruiker komt, en wat er gebeurt nadat het weer weggaat, is waar zowel de kosten als het risico zitten.
Een apparaat doorloopt zes fases: inkoop, prepareren, levering, support, vervanging en afvoer. De twee die de meeste organisaties niet beleggen zijn prepareren en afvoeren, en op allebei lekken geld en risico weg.
Prepareren betekent dat een apparaat aankomt met image, aanmelding en label, zodat de gebruiker inlogt en werkt. Zonder dat kost elke levering een engineer een tot drie uur en de gebruiker een ochtend.
Afvoeren betekent data gewist volgens een vastgelegde norm, een verklaring die je aan een auditor kunt geven, en apparatuur die een tweede leven krijgt waar dat kan. Een kast met oude laptops is een datarisico met een slot erop.
De zes fases, en wie ze meestal belegt
| Fase | Wat er gebeurt | Meestal belegd? |
|---|---|---|
| Inkoop | Specificatie, offerte, bestelling | Ja, goed |
| Prepareren | Imaging, aanmelding, labelen, registratie | Zelden, en dat merk je |
| Levering | Naar een bureau, een locatie of een thuisadres | Ad hoc |
| Support | Storingen, garantie, vervanging | Ja |
| Vervanging | Geplande vervangingsronde, herplaatsing | Reactief in plaats van gepland |
| Afvoer | Wissen, verklaring, doorverkoop of recycling | Bijna nooit |
Prepareren is het goedkoopste uur dat je ooit koopt
Een apparaat dat in zijn fabrieksdoos aankomt kost iemand tijd voordat het bruikbaar is: uitpakken, image, aanmelden, installeren, configureren, labelen, registreren. In een organisatie met enig volume is dat een tot drie uur per apparaat, keer op keer, meestal gedaan door precies de persoon die je daar niet voor wilt inzetten.
Geprepareerde levering draait dat om. Het apparaat komt aan met de image, de aanmelding, de applicaties en het assetlabel er al op. De gebruiker maakt de doos open, logt in en werkt. Bij een uitrol van veertig apparaten scheelt dat weken engineertijd.
Houd een assetregister bij dat klopt
Bijna elke organisatie heeft een apparatenlijst. Heel weinig organisaties hebben er een die overeenkomt met het pand. Het register loopt scheef omdat apparaten in haast gewisseld worden, onder garantie vervangen, of aan een nieuwe collega gegeven zonder dat iemand een spreadsheet bijwerkt.
De oplossing is geen discipline maar timing: registreer het apparaat bij het prepareren, als het toch al in je handen is en aangeraakt wordt. Een register dat bijgehouden wordt op het moment van handelen blijft kloppen; een register dat op goede voornemens draait niet.
Plan de vervanging in plaats van op storingen te wachten
Apparaten gaan stuk op een schema dat je kunt voorspellen, maar zelden op een moment dat je zou kiezen. Accu’s zakken na ongeveer drie jaar in, garanties lopen af, en een besturingssysteemversie stopt met ondersteund worden. Op de storing wachten betekent dat de vervanging altijd in een drukke week valt.
Een gepland ritme, waarbij je elk kwartaal een vast deel van de omgeving vervangt, vlakt zowel het budget als de werklast af. Het houdt de omgeving ook uniform, en dat is de grootste kostendrijver in support.
Aan het eind zit het risico
Een laptop die de organisatie verlaat draagt mee wat erop stond. Een kast met oude apparaten die wacht tot iemand een besluit neemt is een datarisico dat stilletjes groeit, en het is de bevinding waar een auditor als eerste naar grijpt omdat hij makkelijk te controleren is.
Hoe het hoort: data gewist volgens een vastgelegde norm, een verklaring per apparaat of per partij met serienummers erop, en per apparaat een besluit tussen doorverkoop, herplaatsing en recycling. Apparatuur met leven erin hoort een tweede leven te krijgen; apparatuur zonder hoort gerecycled te worden via een route die je kunt benoemen.
Wij doen dit als onderdeel van IT-lifecycle, en ons milieumanagement is extern getoetst op ISO 14001, en dat is wat de afvoerclaim controleerbaar maakt in plaats van een uitspraak.
Over meerdere locaties wordt het moeilijker, niet makkelijker
Een kantoor kan improviseren. Vijf locaties in twee landen niet, want elke improvisatie wordt vijf verschillende improvisaties en het register betekent daarna niets meer.
Wat het bij elkaar houdt is een proces en een register, ongeacht op welke locatie een apparaat staat, plus levering en ophaling die elke locatie bereiken en niet alleen het hoofdkantoor. Allebei zijn het gewone logistieke vraagstukken, en allebei zijn het de reden dat omgevingen met meerdere locaties scheefgroeien als niemand het centraal belegt.
Vragen die we hierover krijgen
Wat inkoop en IT vragen over de twee uiteinden.
Wat is een wisverklaring en waarom hebben we die nodig?
Het is een document waarin staat dat de opslag in een specifiek apparaat, geidentificeerd op serienummer, op een bepaalde datum gewist is volgens een benoemde norm. Je hebt hem nodig omdat een auditor of klant kan vragen wat er met apparaten met hun data gebeurd is, en een mondelinge toezegging is geen antwoord.
Kunnen oude laptops doorverkocht worden in plaats van gerecycled?
Vaak wel, en dat is de betere uitkomst. Een zakelijke laptop van drie jaar oud heeft na wissen nog waarde. De restwaarde compenseert meestal een flink deel van de afvoerkosten, en het is de milieuvriendelijkste route.
Wat valt er onder prepareren?
Imaging of aanmelding, applicaties, beveiligingsinstellingen, registratie, labelen en inpakken voor levering aan de gebruiker. Het resultaat is een apparaat waar de gebruiker op inlogt en mee begint, in plaats van een apparaat waar een engineer langs moet.
Hoe lang moet een apparaat in dienst blijven?
Drie tot vier jaar voor de meeste kantoorgebruikers, soms vijf bij licht gebruik. De staat van de accu en het aflopen van de garantie bepalen het meestal, niet de prestaties. Het ritme plannen is beter dan op storing vervangen, want storingen clusteren in drukke weken.
Waar dit bij ons terechtkomt
De diensten rond een apparaat.
Wil je dit voor je eigen locaties laten bekijken?
Een half uur bellen is meestal genoeg om te weten of wij de juiste partij zijn, en we zeggen het als we dat niet zijn.