AI op de werkplek: rechten eerst, dan pas de licentie

Wat er al draait zonder dat je het aanzette

Bij vrijwel elke organisatie waar dit gesprek begint, blijkt AI al in gebruik. Niet uitgerold, niet besproken, gewoon geopend. Iemand plakt een klachtbrief in een chatvenster om er een nette reactie van te maken. Iemand laat een offerte samenvatten. Iemand vraagt om een formule voor een spreadsheet en plakt er drie kolommen echte omzet bij.

Dat gebeurt niet uit onwil. Het gebeurt omdat het werkt, en omdat er niets is afgesproken. Wie geen keuze aanbiedt, krijgt de keuze die mensen zelf maken, en die valt bijna altijd op de gratis versie van wat ze thuis ook gebruiken.

Daarmee is dit voor een deel hetzelfde probleem als schaduw-IT: gereedschap dat waarde levert en buiten je zicht staat. Het verschil is dat er hier geen bestand wordt gedeeld maar tekst wordt ingetikt, en dat er dus ook geen spoor van achterblijft dat je later kunt terugvinden.

Waar het om gaat is dat de vraag niet is óf je AI toestaat. Die beslissing is in de praktijk al genomen. De vraag is of hij binnen of buiten je afspraken valt.

Waar je gegevens heen gaan

Er is één onderscheid dat belangrijker is dan alle andere, en het loopt niet tussen aanbieders maar dwars door elke aanbieder heen: de consumentenversie en de zakelijke versie zijn verschillende producten met verschillende voorwaarden.

In een consumentenaccount is de dienst gratis of goedkoop omdat jij niet de klant bent maar de gebruiker. De voorwaarden staan toe dat wat je intikt gebruikt wordt om het model te verbeteren, tenzij je dat zelf uitzet. Er is geen verwerkersovereenkomst, dus je hebt onder de AVG geen afspraak over wat er met persoonsgegevens gebeurt die erin belanden. En je hebt geen zicht op wie er binnen die aanbieder bij kan.

In een zakelijke overeenkomst — het maakt niet uit of dat Microsoft, Google, OpenAI of Anthropic is — staan die dingen wel geregeld. Wat je zelf moet nalezen voordat je tekent:

• Wordt er op je invoer getraind? Bij zakelijke abonnementen is het antwoord standaard nee, maar het staat per product anders opgeschreven en het is de eerste zin die je wilt terugvinden.
• Is er een verwerkersovereenkomst? Zonder die overeenkomst kun je niet onderbouwen wat er met persoonsgegevens gebeurt, en dat is precies wat een toezichthouder vraagt.
• Waar wordt het verwerkt? Sommige aanbieders bieden verwerking binnen de EU aan, andere niet of alleen op een duurder abonnement. Dit is dezelfde afweging die op digitale soevereiniteit staat, en het antwoord is hier zelden zwart-wit.
• Hoe lang wordt het bewaard? Gesprekken worden meestal enige tijd bewaard voor misbruikdetectie. Dat is verdedigbaar; niet weten hoe lang is dat niet.

Wat wij organisaties zien doen die het goed regelen, is niet ingewikkeld: één zakelijke aanbieder aanzetten, die betalen, en de consumentenversies op het werkaccount blokkeren. Dat kost een licentie en het haalt het grootste deel van het risico weg.

De assistent leest wat de gebruiker toch al mocht lezen

Dit is het deel dat in de verkoopgesprekken niet langskomt en dat de meeste invoeringen vertraagt.

Een assistent die in je eigen bestanden zoekt — Copilot in Microsoft 365, Gemini in Google Workspace, of een andere koppeling op je documenten — werkt binnen de rechten van degene die de vraag stelt. Hij verzint geen toegang. Dat klinkt geruststellend en het is het niet, want het betekent dat hij precies zichtbaar maakt wat er aan te ruime rechten in je omgeving zit.

In de praktijk gaat dat zo. Een SharePoint-site is jaren geleden aangemaakt voor een project en op "iedereen in de organisatie" gezet omdat dat sneller was. Sindsdien staat daar de map met salarisgegevens, of het verslag van een reorganisatie die nooit is doorgegaan. Niemand vond het, want niemand zocht ernaar. En dan komt er een assistent die wél in alles tegelijk kan zoeken, en iemand tikt een vraag in waar dat document het beste antwoord op is.

Er is niets misgegaan met de AI. Wat er misging is jaren eerder gebeurd. Maar het komt naar boven op de dag dat je de assistent aanzet, en dan heet het het AI-project.

Wat daar tegen helpt, in deze volgorde:

• Kijk eerst wat er open staat. Welke sites en mappen staan op organisatiebreed of op een deelbare link zonder einddatum. Dat is een rapportage die je in een dag hebt.
• Ruim de ergste op voordat je uitrolt, niet erna. Achteraf opruimen betekent dat de inhoud er al uit is geweest.
• Zet gevoelige plekken buiten bereik met labels of door de assistent er niet bij te laten. Elke serieuze aanbieder heeft daar een knop voor.
• Begin met een groep van tien tot twintig mensen. Wat zij als eerste tegenkomen, komt anders in één keer bij iedereen boven.

Dit is hetzelfde werk als de identiteitslaag uit Zero Trust, en het is de reden dat wij een AI-uitrol zelden als een licentievraag behandelen.

Welke aanbieder, en waarom dat minder uitmaakt dan gedacht

Er is geen aanbieder die op elk punt wint, en de keuze wordt in de meeste gevallen niet bepaald door het model maar door waar je documenten al staan.

Zit je met alles in Microsoft 365, dan is Copilot de kortste weg: hij zit in de programma's die mensen toch al openen, hij werkt binnen je bestaande rechten en er is niets extra's aan te sluiten. Werk je in Google Workspace, dan geldt hetzelfde voor Gemini. Dat is geen oordeel over kwaliteit, het is een oordeel over wrijving — een assistent die in een apart tabblad woont, wordt de helft van de tijd niet gebruikt.

Daarnaast is er de categorie die losstaat van je kantoorpakket: ChatGPT en Claude in hun zakelijke vorm. Die zijn sterk voor werk dat vooral uit tekst en redeneren bestaat — een concept opzetten, een lange offerte tegen een bestek leggen, een stuk code nakijken — en ze zijn zwakker in het meekijken in jouw eigen documenten, tenzij je dat expliciet koppelt.

Wat wij in de praktijk het vaakst zien werken is een combinatie, en dat is geen slap compromis. De assistent in je kantoorpakket voor het dagelijkse werk, en één losse voor de mensen die er echt zwaar op leunen. Twee licenties zijn goedkoper dan een uitrol die niet gebruikt wordt.

Wat we afraden is de keuze uitstellen tot er een winnaar is. Die komt niet, en in de tussentijd gebruiken je mensen de gratis versie.

Wat er in je afspraken moet staan

Er is sinds de Europese AI-verordening ook een formele kant, en die is kleiner dan de kop suggereert. De verordening richt zich vooral op wie AI-systemen bouwt en op toepassingen met een hoog risico; een medewerker die een assistent gebruikt om een mail te schrijven valt daar niet onder.

Eén verplichting raakt wel iedereen die AI inzet: je moet ervoor zorgen dat de mensen die ermee werken er genoeg van weten om het verstandig te doen. Dat is geen certificaat, het is uitleg — wat het wel en niet kan, en wat je er niet in zet. Dat geldt sinds begin 2025.

Verder is het grootste deel van de vragen die je krijgt gewoon AVG. Persoonsgegevens die je in een assistent tikt zijn nog steeds persoonsgegevens, en de grondslag, de bewaartermijn en de verwerkersovereenkomst gelden onverkort.

Een bruikbaar AI-beleid past op één A4 en beantwoordt vijf vragen:

• Welke tools mogen wel. Bij naam, met de zakelijke variant erbij, want "AI mag" is geen afspraak.
• Wat er niet in gaat. Persoonsgegevens van klanten of collega's, medische gegevens, wachtwoorden, en broncode of contracten waar een geheimhoudingsbeding op zit.
• Wie er verantwoordelijk blijft. Wat de assistent oplevert is een concept. Degene die het verstuurt, is de auteur.
• Waar het niet mag beslissen. Over mensen — sollicitaties, beoordelingen, dossiers — hoort geen uitkomst uit een model te rollen zonder dat iemand ernaar kijkt.
• Waar je terechtkomt met een vraag. Zonder dat adres wordt het beleid genegeerd in plaats van nagevraagd.

Dat A4 is meer waard dan een uitgebreid reglement dat niemand leest, en het is in een middag te schrijven.