Combien devrait coûter l’informatique par salarié ?
Comparer les budgets informatiques entre organisations est difficile parce que personne ne compte la même chose. La question utile n’est pas ce que dépensent les autres, mais si votre propre chiffre contient tout ce qu’il devrait.
Il n’existe pas de chiffre de référence utile, parce que deux organisations ne comptent jamais la même chose. Ce qui existe, c’est la liste des composantes que contient un budget complet : le poste de travail, les licences, la connectivité et l’infrastructure, le support, la sécurité et la continuité, et une part de travail de projet.
Trois facteurs font bouger le total plus que tout : le nombre d’heures à couvrir, le nombre de sites, et le degré de réglementation de votre secteur. Les heures de couverture à elles seules sont la plus grosse variable.
Quatre postes manquent dans presque tous les budgets que nous relisons : la préparation et la reprise des appareils, la croissance des licences avec les effectifs, le coût d’un poste vacant, et une réserve de renouvellement pour le matériel en fin de vie.
Pourquoi il n’existe pas de référence utile
Les chiffres publiés de dépense informatique sont généralement un pourcentage du chiffre d’affaires, ce qui est quasiment inutile pour comparer. Un grossiste au chiffre d’affaires élevé avec quarante salariés et un cabinet de conseil au chiffre d’affaires plus faible avec les mêmes quarante salariés paraîtront radicalement différents sur cette mesure et auront des besoins informatiques presque identiques.
Le coût par salarié et par mois est une meilleure unité, car le coût informatique évolue bien plus avec les personnes qu’avec le chiffre d’affaires. Il reste imparfait, car les organisations ne s’accordent pas sur ce qui entre dans le chiffre, et c’est la vraie raison de l’échec des comparaisons.
Les six composantes d’un budget complet
| Composante | Poids | Ce qu’elle couvre |
|---|---|---|
| Poste de travail | Lourd | Appareil, station d’accueil, écran, préparation, heures de support et reprise certifiée |
| Licences | Lourd, et en hausse | Bureautique, sécurité et gestion, croissant automatiquement avec les effectifs |
| Infrastructure | Lourd | Réseau, connectivité, cloud et hébergement. Les parcs multi-sites pèsent le plus ici |
| Support | Moyen à lourd | Service desk et infogérance. Les heures de couverture décident où vous vous situez |
| Sécurité et continuité | Moyen | Sauvegarde, supervision et outillage. Les secteurs réglementés portent davantage |
| Projets et changement | Léger, lissé | Migrations, déploiements et améliorations, répartis sur l’année |
Un budget nettement plus léger que cela exclut généralement quelque chose plutôt qu’il n’accomplit quelque chose. Les exclusions les plus fréquentes sont les projets, la reprise et le temps interne consacré à l’informatique par des gens dont l’intitulé de poste dit autre chose.
Ce qui fait le plus bouger le chiffre
- Les heures de couverture. Étendre le support aux soirées et aux week-ends ajoute cinquante à quatre-vingts pour cent à la ligne support. C’est la plus grosse variable isolée.
- Le nombre de sites. Les parcs multi-sites exigent des liaisons redondantes, de la gestion à distance et des déplacements. Un deuxième site coûte plus que la moitié du premier.
- La réglementation. Les secteurs soumis à des obligations de conformité portent des coûts supplémentaires de journalisation, de reporting et d’audit qu’un cabinet de services n’a pas.
- Le profil des appareils. Des effectifs sur stations de travail coûtent environ le double d’effectifs sur portables standards.
- L’héritage. Une seule application qui ne peut pas partir dans le cloud peut maintenir en vie tout un environnement serveur, et cela se voit sur la ligne infrastructure.
Les quatre postes généralement absents
Quand nous relisons un budget, les mêmes trous reviennent.
Préparation et reprise. Les budgets contiennent le prix d’achat d’un appareil et rien sur les heures avant qu’il n’arrive chez un utilisateur ni sur la reprise certifiée ensuite. Cela représente un quart à un tiers du coût réel du cycle de vie, comme détaillé dans de l’achat à la reprise.
Croissance des licences. Les effectifs montent et les licences suivent automatiquement, mais le budget a été fixé sur l’effectif de l’an dernier. C’est le dépassement le plus fréquent et le plus facile à prévoir.
Le coût d’un poste vacant. Des mois de travail qui n’a pas lieu est un coût réel qui n’apparaît jamais comme une ligne. La comparaison est dans régie ou recrutement.
Une réserve de renouvellement. Le matériel arrive en fin de vie selon un calendrier prévisible. Le provisionner chaque année évite l’exercice où trois remplacements tombent en même temps.
Ce qu’on nous demande à ce sujet
Ce que demandent les directions financières en fixant un budget informatique.
Existe-t-il un chiffre de référence par salarié ?
Aucun qui soit utile, car deux organisations ne comptent jamais la même chose. Ce qui est utile, c’est de vérifier que votre budget contient les six composantes : poste de travail, licences, infrastructure, support, sécurité et continuité, et projets. Un budget étonnamment bas exclut presque toujours quelque chose.
Qu’est-ce qui alourdit le plus un budget informatique ?
Les heures de couverture, et de loin : étendre le support aux soirées et aux week-ends ajoute cinquante à quatre-vingts pour cent à la ligne support. Viennent ensuite le nombre de sites et les obligations de conformité du secteur.
Pourquoi notre dépense en licences dérape-t-elle ?
Parce qu’elle croît automatiquement avec les effectifs alors que le budget a été fixé sur l’effectif de l’année précédente. C’est le dépassement le plus courant que nous voyons et le plus facile à prévoir : il suffit de budgéter sur l’effectif attendu et non sur l’actuel.
Faut-il constituer une réserve de renouvellement ?
Oui. Le matériel arrive en fin de vie selon un calendrier prévisible, donc provisionner chaque année évite l’exercice où trois gros remplacements coïncident. C’est la différence entre un coût lisse et un pic à justifier.
Où cela s’inscrit dans notre travail
Ce qui se trouve derrière le budget.
Envie qu’on regarde votre budget ?
Une demi-heure au téléphone suffit généralement à savoir si nous sommes le bon interlocuteur, et nous le dirons si ce n’est pas le cas.