Yazdırma ve belge akışları
Kimse yazdırmayı yol haritasına koymaz. İki kez dikkat çeker: bir göç tarayıp e-postalamayı bozduğunda ve bir denetçi koridordaki cihazda duran belgeleri kimin okuyabildiğini sorduğunda.
Modern bir çok işlevli cihaz; sabit diski, adres defteri ve web arayüzü olan ağa bağlı bir bilgisayardır ve genelde binadaki en az bakım gören cihazdır. Yeri kendi ağ bölümüdür ve yönetici parolası fabrika parolası olmamalıdır.
Bir posta göçünde bozulan şey tarayıp e-postalamadır, çünkü yıllar önce ayrılmış biri tarafından girilmiş ayarlarla kimlik doğrular. Bu cihazları sonradan keşfetmek yerine göçten önce envanterleyin.
İşin ancak kişi cihazın başındayken çıktığı güvenli serbest bırakmalı yazdırma, gizlilik sorununu ortadan kaldırır ve hacmi yüzde on ila yirmi azaltır; çünkü kimsenin almadığı işler hiç basılmaz.
Çok işlevli cihaz bir bilgisayardır
İşletim sistemi vardır, içinden geçeni saklayan bir sabit diski vardır, kurumdaki herkesi içeren bir adres defteri, bir web arayüzü ve sıklıkla kimsenin değiştirmediği bir fabrika yönetici parolası vardır. Bir koridorda durur, içeri giren herkes için fiziksel olarak erişilebilirdir ve neredeyse hiç yama döngüsüne dahil edilmez.
Böyle sıralanınca risk apaçıktır, yine de envanterde en sık atlanan cihaz odur. Çözüm egzotik değil: kendi ağ bölümü, değiştirilmiş bir yönetici parolası, etkinleştirilmiş disk şifreleme ve bakım düzenine dahil edilmiş ürün yazılımı.
Göçün mayını: tarayıp e-postalama
Yürüttüğümüz her posta göçü, taramayı bırakan en az bir cihaz çıkardı. Ayarlar cihaz kurulurken girilmiştir, kimsenin oluşturduğunu hatırlamadığı bir posta kutusunu kullanır ve şanslıysanız parola ön kapağın içindeki bir etikettedir.
Bu cihazları göçten sonra değil önce envanterleyin. Hangi makineler posta gönderiyor, hangi hesaptan ve hangi yöntemle. Bir saat sürer ve fatura tarayan bölümden gelecek bir haftalık şikâyeti önler.
Güvenli serbest bırakma kendini iki kez öder
Örüntü tanıdıktır: bir yazdırma işi tepside bir saat bekler, bazen içinde gizli bir şey vardır ve bazen kimse onu almaz.
Güvenli serbest bırakma, kişi cihazın başına gelip kartla ya da kodla kendini tanıtana kadar işi tutar. Bu, gizlilik sorununu çözer ve ayrıca kimsenin almadığı işleri ortadan kaldırır; çoğu kurumda bu hacmin yüzde on ila yirmisidir. Tasarruf gerçektir ve ilk çeyrekte görünür.
Yazdırma gerçekte neye mal olur
| Kalem | Not |
|---|---|
| Sarf malzemeleri | En büyük süregelen maliyet ve sayfa başına sözleşmelerin ya yardım ettiği ya da zarar verdiği yer |
| Donanım | Çoğu zaman kiralık; sürenin sonunda ne olduğunu kontrol edin |
| Destek ve yerinde çağrılar | Daha az ama daha iyi cihazla belirgin biçimde azalır |
| Boşa çıktı | Alınmayan işler; güvenli serbest bırakma olmadan yüzde on ila yirmi |
| Kâğıt ve enerji | Tek tek küçük, bir yıl boyunca görünür |
En yaygın verimsizlik, çok sayıda küçük cihazdır. İyi konumlandırılmış üç çok işlevli cihazın işletme maliyeti, on bir masaüstü yazıcıdan azdır ve destek çağrılarının çok küçük bir bölümünü üretir.
Değer taramada
Çoğu kurum için ilginç olan yarı yazdırma değil, ters yöndür: kâğıt olarak gelen ve aranabilir kayıtlara dönüşmesi gereken faturalar, irsaliyeler, imzalı belgeler ve posta.
Fujitsu’nun fi serisi gibi adanmış belge tarayıcılar bunu çok işlevli bir cihazdan çok daha iyi yapar ve hacim gerçek olduğunda kendini hızla amorti eder. Epson hem taramayı hem projeksiyonu kapsar, Zebra ise belgelerin yakalanmak yerine üretilmesi gereken etiket tarafını üstlenir.
Belgeler bir saklama sorusu getirir
Belgeler dijitalleştiğinde diğer her şeyle aynı saklama kurallarına tabi olur ve yedeğe girer. Bunun iki sonucu vardır: her şeyi sonsuza dek saklamak bir maliyettir ve elinizde ne olduğunu soran bir talep geldiğinde aynı zamanda bir yükümlülüktür.
Her kategorinin ne kadar saklanacağını kararlaştırın, bunu kimsenin uygulatmadığı bir politika belgesinde değil sistemde uygulayın ve yedek saklama süresinin de örtüştüğünden emin olun. Bunun genel tasarımdaki yeri yedekleme ve süreklilik altında.
Bu konuda bize sorulanlar
Yazdırma gündeme geldiğinde konuşulanlar.
Çok işlevli cihaz bir güvenlik riski mi?
Olabilir, ve genelde binadaki en az bakım gören cihazdır. İçinden geçeni saklar, bir adres defteri tutar, web arayüzü ve çoğu zaman fabrika yönetici parolası vardır. Kendi ağ bölümü, değiştirilmiş bir parola, disk şifreleme ve yama döngüsündeki ürün yazılımı bunun büyük kısmını halleder.
Posta göçümüzden sonra tarama neden durdu?
Çünkü cihaz, yıllar önce eski posta ortamına göre girilmiş ayarlarla kimlik doğruluyor. Bir göçün en yaygın kurbanıdır ve göç başlamadan önce hangi cihazların posta gönderdiğini envanterleyerek tamamen önlenebilir.
Güvenli serbest bırakmalı yazdırma para kazandırır mı?
Evet, genelde hacmin yüzde on ila yirmisi kadar; çünkü kimsenin almadığı işler hiç basılmaz. Kurumlar bunu gizlilik faydası için alır; kendini ödemesinin nedeni ise hacim düşüşüdür.
Kaç yazıcıya ihtiyacımız var?
Neredeyse her zaman mevcut olandan az. İyi konumlandırılmış üç çok işlevli cihazın işletme maliyeti on bir masaüstü yazıcıdan düşüktür ve destek çağrılarının çok azını üretir. Başlangıç noktası, makinenin nerede durduğuna değil gerçekte nerede yazdırıldığına bakmaktır.
Bu, işimizin neresine düşüyor
Bunun durduğu yer.
Yazdırma envanterinize bakılmasını ister misiniz?
Yarım saatlik bir görüşme, doğru taraf olup olmadığımızı anlamaya genelde yeter; değilsek bunu söyleriz.