TI para un trabajo hecho de expedientes
Auditoras, despachos y consultoras cuyo trabajo son documentos, plazos y confidencialidad del cliente. Damos acceso fiable desde la oficina, desde casa y desde las instalaciones del cliente, con reglas claras sobre quién llega a qué y registro de quién llegó.
El producto es el expediente
Aquí no hay línea de producción ni almacén. Todo lo que vale la firma está en archivos a los que no debería llegar cualquiera.
En los servicios profesionales el trabajo son documentos, plazos y confidencialidad. Eso cambia la pregunta de TI: no «cómo mantengo la línea en marcha», sino «quién llega a qué expediente, dónde está y puedo demostrarlo después». Una carpeta mal compartida no es aquí una molestia, sino algo que hay que explicarle a un cliente.
A eso se suma que se trabaja en tres sitios a la vez: en la oficina, en casa y en el cliente. Un puesto que solo va fino en la oficina acaba esquivado en los otros dos: con un correo personal, un servicio en la nube propio o un lápiz USB. No es mala voluntad, es lo que pasa cuando el camino correcto es el más lento. Por eso lo montamos de forma que el camino correcto sea también el más fácil.
Permisos que siguen al expediente
El acceso pertenece a un asunto o a un cliente, no a «todo el que alguna vez trabajó en ello». Configuramos los permisos por rol y por expediente, con verificación en varios pasos, y hacemos que el acceso se mueva: se añade cuando alguien entra en el asunto, se quita cuando sale y se cierra el día que alguien deja el despacho. Lo que ocurre queda registrado, para que la pregunta «quién pudo entrar aquí» tenga respuesta y no sospecha.
Secreto profesional y responsabilidad
Abogados y auditores tienen deber de confidencialidad y están sujetos a régimen disciplinario. Esa es su obligación, no la nuestra, pero determina cómo trabajamos. En concreto: nuestro personal no entra sin más en sus expedientes, el acceso desde nuestro lado es limitado y trazable, y lo que hacemos queda registrado. Nuestros procesos están certificados con ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001 y Kiwa NEN 4400-1, y un seguro de responsabilidad forma parte del acuerdo.
Los plazos no admiten averías
Un plazo en este trabajo suele ser legal. Eso convierte la disponibilidad en un requisito duro y la recuperación en una pieza probada en lugar de una suposición. Acordamos por sistema en cuánto tiempo debe volver, lo probamos y entregamos el resultado por escrito. Eso también sirve ante su aseguradora o su colegio profesional.
Qué asumimos en un despacho
Usted elige lo que necesita. Todo va bajo un contrato, un informe y un interlocutor.
- Permisos por rol y por expedienteAcceso que pertenece a un asunto y no a todo el mundo, con verificación en varios pasos y cierre inmediato al salir.
- Un puesto igual en todas partesEl mismo entorno en la oficina, en casa y en el cliente, para que nadie tenga que inventarse un rodeo para trabajar.
- Registro de quién pudo entrarTrazas que se conservan y se pueden consultar, para que una pregunta sobre accesos tenga respuesta y no sospecha.
- Compartir con clientes de forma seguraIntercambio de documentos sin adjuntos en el correo, con enlaces que caducan y visibilidad de lo compartido.
- Copias y recuperación probadaCopias que se han restaurado de forma demostrable, con tiempos de recuperación acordados por sistema de antemano.
- Soporte que conoce el plazoAvisos con una prioridad recogida en el SLA y cobertura fuera del horario de oficina en los periodos que lo requieren.
Cómo asumimos un despacho
En este orden, porque aquí el riesgo no está en la técnica sino en quién llega a qué.
Seguir un expediente entero
De la entrada al cierre. Ahí se ve dónde están los archivos de verdad y qué rodeo se inventó alguien cuando el camino correcto era demasiado lento.
Cartografiar los accesos
Quién llega a qué, cómo se llegó a eso y qué se puede quitar. Casi siempre es la mayor limpieza y la ganancia más rápida.
Fijar los acuerdos
Qué sistemas son críticos, qué tiempo de respuesta les corresponde y en cuánto debe volver algo tras una avería. Eso va en un SLA en lenguaje llano.
Corregir con lo que vemos
El informe muestra volúmenes, plazos y causas recurrentes. Con eso se decide dónde rinde más la siguiente intervención.
Los servicios que más aparecen aquí
Estos bloques son los que más aparecen en un despacho.
Seguir mirando
¿Reconoce el cuadro pero trabaja en otro sector? Eche un vistazo a los demás sectores.
Cuéntenos quién debe poder llegar a cada expediente
Nombre los sistemas donde están sus expedientes y los plazos que debe cumplir. Alrededor de eso construimos el acceso, el registro y la recuperación.